Googleスプレッドシートを使っていると、「このデータをExcelで開きたい」「PDFで保存して印刷したい」と思うことがありますよね。実は、Googleスプレッドシートでは、数クリックで簡単にExcelやPDF形式に変換して保存することができます。今回は、パソコンやスマホを使って、誰でもできる方法をわかりやすくご紹介します。
GoogleスプレッドシートをExcel形式でダウンロードする方法
Googleスプレッドシートのイメージ
まずはパソコンでの操作方法からご説明します。
手順1スプレッドシートを開く
Googleドライブにアクセスし、ダウンロードしたいスプレッドシートを開きます。
手順2メニューからダウンロードを選択
画面上部のメニューから「ファイル」をクリックし、「ダウンロード」を選択します。表示されるメニューから「Microsoft Excel（.xlsx）」を選ぶと、Excel形式で保存されます。
手順3保存先を指定
保存先を指定し、「保存」をクリックすれば、Excelファイルとして保存完了です。
スマホでの操作方法
スマホでも同様の操作が可能です。Googleスプレッドシートアプリを開き、対象のシートを表示させます。右上のメニューアイコンをタップし、「共有とエクスポート」→「コピーを送信」を選択します。表示される形式から「Microsoft Excel」を選ぶと、Excel形式で保存されます。
GoogleスプレッドシートをPDF形式でダウンロードする方法
次に、PDF形式での保存方法をご紹介します。
手順1スプレッドシートを開く
GoogleドライブでPDFに変換したいスプレッドシートを開きます。
手順2メニューからダウンロードを選択
画面上部のメニューから「ファイル」をクリックし、「ダウンロード」を選択します。表示されるメニューから「PDF（.pdf）」を選びます。
手順3印刷設定を調整
印刷設定画面が表示されるので、ページの向きや用紙サイズ、余白などを設定します。設定が完了したら、「エクスポート」をクリックします。
手順4保存先を指定
保存先を指定し、「保存」をクリックすれば、PDFファイルとして保存完了です。
スマホでの操作方法
スマホでも同様の操作が可能です。Googleスプレッドシートアプリを開き、対象のシートを表示させます。右上のメニューアイコンをタップし、「共有とエクスポート」→「コピーを送信」を選択します。表示される形式から「PDF」を選ぶと、PDF形式で保存されます。
特定のシートだけをExcelやPDFでダウンロードする方法
スプレッドシート内に複数のシートがある場合、特定のシートだけをExcelやPDF形式でダウンロードしたいことがあります。その場合、URLを少し変更することで実現できます。
手順1対象のシートを選択
ダウンロードしたいシートを選択します。
手順2URLを変更
ブラウザのアドレスバーに表示されているURLの「edit#gid=」以降の部分を確認し、そのIDをメモします。
手順3URLを編集
以下のURL形式に、先ほどのIDを組み合わせて入力します。
* Excel形式の場合
https://docs.google.com/spreadsheets/d/スプレッドシートのID/export?format=xlsx&gid=シートのID
* PDF形式の場合
https://docs.google.com/spreadsheets/d/スプレッドシートのID/export?format=pdf&gid=シートのID
手順4ダウンロード
編集したURLにアクセスすると、指定したシートがExcelまたはPDF形式でダウンロードされます。
よくある質問や疑問
Q1: GoogleスプレッドシートをExcel形式で保存したら、書式や数式はそのまま反映されますか？
基本的には反映されますが、複雑な数式や書式設定がある場合、若干のズレが生じることがあります。保存後に内容を確認し、必要に応じて調整してください。
Q2: スプレッドシートをPDF形式で保存した際、ページのレイアウトが崩れることがあります。どうすれば良いですか？
印刷設定画面で「スケール」や「余白」の設定を調整することで、レイアウトを整えることができます。プレビューで確認しながら設定を変更してください。
Q3: スマホでの操作が難しい場合、パソコンを使った方が良いですか？
スマホでも操作は可能ですが、画面が小さく操作が難しい場合があります。パソコンを使うことで、より快適に操作できます。
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まとめ
GoogleスプレッドシートをExcelやPDF形式でダウンロードする方法は、パソコンでもスマホでも簡単に行えます。目的に応じて適切な形式で保存し、資料作成や共有に役立ててください。操作に不安がある方は、ぜひパソコンでの操作をお試しください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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