PowerPointで共同作業用にプレゼンテーションを準備する方法

オンライン会議や共同作業が増える中で、PowerPointを使って複数人で効率よくプレゼンテーションを準備する方法を知りたい方も多いのではないでしょうか。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、安心して使える方法をご紹介します。

PowerPointで共同作業を行う準備

PowerPointのイメージ

PowerPointで共同作業を行うためには、まずファイルを共有する必要があります。以下の手順で準備を進めましょう。

ファイルをOneDriveまたはSharePointに保存する

PowerPointで共同作業を行うには、ファイルをOneDriveやSharePointに保存する必要があります。これらのクラウドサービスに保存することで、インターネットを通じて他の人と共有し、同時に編集することが可能になります。

ファイルを共有する

ファイルを保存したら、次は共有の設定です。PowerPointを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。共有したい相手のメールアドレスを入力し、編集権限を設定して「送信」をクリックするだけで、相手に共有リンクが送られます。

共同作業を開始する

共有されたファイルを相手が開くと、同じスライドを同時に編集できます。編集している人の名前やアイコンが表示され、どの部分を編集しているかも確認できます。これにより、リアルタイムでの共同作業がスムーズに行えます。

オンライン会議でのプレゼンテーション共有方法

オンライン会議でプレゼンテーションを共有する際のポイントをご紹介します。

Teamsでの共有方法

Microsoft Teamsを使用している場合、PowerPointファイルをOneDriveに保存し、Teamsの会議で「共有」ボタンをクリックします。表示されたPowerPointの一覧から共有したいファイルを選択すると、参加者全員にスライドが表示されます。

Zoomでの共有方法

Zoomを使用している場合、画面下部の「画面共有」ボタンをクリックし、PowerPointのウィンドウを選択して「共有」をクリックします。これで、参加者にスライドを共有できます。

発表者ツールの活用

発表者ツールを使用すると、スライドのノートや次のスライドのプレビューを確認しながらプレゼンテーションを行えます。TeamsやZoomでは、画面共有の設定で「発表者ツールを表示」を選択することで、参加者にはスライドのみが表示され、自分だけが発表者ツールを確認できます。

共同作業を円滑に進めるためのポイント

共同作業をより効果的に行うためのポイントをいくつかご紹介します。

よくある質問や疑問

Q1: PowerPointを使って複数人で同時に編集するにはどうすればいいですか？

PowerPointをOneDriveやSharePointに保存し、共有設定を行うことで、複数人で同時に編集することが可能です。共有リンクを送ることで、相手もファイルを開いて編集できます。

Q2: オンライン会議でPowerPointの発表者ツールを使用するにはどうすればいいですか？

TeamsやZoomで画面共有を行う際、発表者ツールを表示する設定を選択することで、自分だけがノートや次のスライドを確認しながらプレゼンテーションを行えます。

Q3: コメント機能を使って意見を共有するにはどうすればいいですか？

PowerPointの「校閲」タブから「新しいコメント」を選択し、スライド上にコメントを追加できます。これにより、他の編集者と意見を交換できます。

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まとめ

PowerPointを使って共同作業用にプレゼンテーションを準備する方法は、クラウドサービスを活用し、共有設定を行うことで、複数人での効率的な作業が可能になります。オンライン会議での共有方法や発表者ツールの活用、コメント機能の使用など、さまざまな機能を駆使して、スムーズなプレゼンテーション準備を進めましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。