Excelを使っていると、知らず知らずのうちに非表示のデータや不要な情報が含まれてしまうことがあります。特に、誰かから送られてきたExcelファイルをそのまま使用する際には注意が必要です。今回は、そんな「見えないけれど存在する問題」を簡単にチェックし、削除する方法をご紹介します。
uU0001f50d ドキュメント検査で非表示データをチェックしよう
Excelのイメージ
Excelには「ドキュメント検査」という便利な機能があります。これを使うと、非表示の行や列、シート、さらには個人情報など、他の人に見せたくない情報を簡単に見つけて削除することができます。
手順
- Excelを開き、チェックしたいブックを表示します。
- 画面上部の「ファイル」タブをクリックします。
- 左側のメニューから「情報」を選択します。
- 「問題のチェック」というボタンをクリックし、「ドキュメントの検査」を選びます。
- 表示されたダイアログボックスで、チェックしたい項目にチェックを入れ、「検査」ボタンをクリックします。
- 検査結果が表示されるので、不要な情報があれば「すべて削除」をクリックして削除します。
これで、他の人に送る前に不要な情報を取り除くことができます。
uU0001f4ca アクセシビリティチェックで見やすさを確認しよう
次に、「アクセシビリティチェック」を使って、誰でも見やすいExcelファイルに仕上げましょう。これは、視覚的に読みづらい部分や、色のコントラストが不十分な箇所を教えてくれる機能です。
手順
- 「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択します。
- 「問題のチェック」ボタンをクリックし、「アクセシビリティの確認」を選びます。
- 右側に「アクセシビリティの確認」ウィンドウが表示され、改善が必要な項目がリストアップされます。
- 各項目をクリックすると、該当するセルが選択され、改善方法が表示されます。
- 指示に従って修正を行い、誰でも見やすいExcelファイルに仕上げましょう。
uU0001f504 互換性チェックで古いExcelでも安心
もし、古いバージョンのExcelを使っている方がいる場合、「互換性チェック」を使って、問題なく開けるか確認しておきましょう。
手順
- 「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択します。
- 「問題のチェック」ボタンをクリックし、「互換性の確認」を選びます。
- 表示されたウィンドウで、古いバージョンで問題となる可能性がある機能がリストアップされます。
- 必要に応じて、該当する機能を修正し、保存します。
これで、古いバージョンのExcelでも問題なく開けるようになります。
uU0001f4a1 よくある質問
Q1: ドキュメント検査で削除した情報は元に戻せますか？
一度削除した情報は元に戻せません。重要な情報を削除する前には、必ずバックアップを取っておくことをおすすめします。
Q2: アクセシビリティチェックで指摘された箇所を修正するのが難しいです。
指摘された箇所を修正するのが難しい場合は、Excelのヘルプ機能やインターネットで「アクセシビリティ チェック 修正 方法」と検索すると、具体的な解説が見つかります。
Q3: 互換性チェックで問題が見つかりました。どうすればいいですか？
互換性チェックで問題が見つかった場合、その機能を使用しないようにするか、古いバージョンでも問題なく動作するように修正を行ってください。
✅ まとめ
Excelの「ドキュメント検査」「アクセシビリティチェック」「互換性チェック」を活用することで、他の人に見せたくない情報を削除したり、誰でも見やすいファイルに仕上げたり、古いバージョンでも問題なく開けるようにすることができます。これらの機能を使いこなして、より安全で使いやすいExcelファイルを作成しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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