Excelを使っていると、「この表から特定の情報を取り出したい！」と思うことがよくありますよね。例えば、顧客名簿から特定の社員のメールアドレスを探すときや、商品コードから商品名を自動で表示させたいときなど、手作業では時間がかかってしまいます。そんなときに便利なのが、Excelの関数を使ったデータ抽出方法です。
今回は、初心者の方でも安心して使える、代表的な関数を使ったデータ抽出の方法をご紹介します。これを覚えれば、日々の作業がぐっと効率化されますよ！
VLOOKUP関数で縦方向の検索をマスターしよう
Excelのイメージ
VLOOKUP関数とは？
VLOOKUP関数は、指定した範囲の中から検索条件に一致したデータを検索し、取り出してくれる関数です。特に便利なのが、見積書や請求書などで、品番や品名、単価を自動で表示させることができる点です。
VLOOKUP関数の使い方
VLOOKUP関数の書式は以下の通りです
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)
* 検索値検索する値（例商品コード）
* 範囲検索対象となるセル範囲
* 列番号範囲内で、取り出したいデータが何列目にあるか
* 検索方法完全一致の場合はFALSE、近似一致の場合はTRUE
例えば、商品コード「1002」を検索して、対応する商品名と単価を表示させたい場合、以下のように入力します
=VLOOKUP(1002, C10, 2, FALSE) → 商品名
=VLOOKUP(1002, C10, 3, FALSE) → 単価
VLOOKUP関数の注意点
* 検索値は範囲の左端の列に配置する必要があります。
* 検索方法にFALSEを指定すると、完全一致のみを検索します。
INDEX関数とMATCH関数で自由自在な検索を実現しよう
INDEX関数とは？
INDEX関数は、指定した範囲から、指定した行番号と列番号が交差する位置のデータを取り出す関数です。
MATCH関数とは？
MATCH関数は、指定した範囲から検索値が何番目にあるかを返す関数です。
INDEX関数とMATCH関数の組み合わせ
INDEX関数とMATCH関数を組み合わせることで、縦横どちらの方向でも柔軟に検索ができます。
例えば、商品コード「1002」に対応する商品名を表示させたい場合、以下のように入力します
=INDEX(B2:B10, MATCH(1002, , 0))
この式では、MATCH関数で商品コード「1002」が\:の範囲内で何番目にあるかを調べ、その位置をINDEX関数に渡して、B列から対応する商品名を取り出しています。
INDEX関数とMATCH関数のメリット
* 検索範囲を自由に設定できるため、VLOOKUP関数よりも柔軟な検索が可能です。
* 複数の条件での検索にも対応できます。
XLOOKUP関数でさらに便利に検索しよう
XLOOKUP関数とは？
XLOOKUP関数は、VLOOKUP関数やHLOOKUP関数の機能を統合した新しい関数で、Microsoft 365やOffice 2021以降で使用できます。
XLOOKUP関数の書式
=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 戻り範囲, , , )
* 検索値検索する値
* 検索範囲検索対象となる範囲
* 戻り範囲検索値に対応する結果を返す範囲
* 見つからない場合\に返す値（省略可能）
* 一致モード\を指定する（省略可能）
* 検索モード\を指定する（省略可能）
例えば、商品コード「1002」に対応する商品名を表示させたい場合、以下のように入力します
=XLOOKUP(1002, , B2:B10)
この式では、\:の範囲から商品コード「1002」を検索し、対応する商品名をB2\:B10の範囲から取り出しています。
XLOOKUP関数のメリット
* 検索範囲と戻り範囲を自由に設定できるため、VLOOKUP関数よりも柔軟な検索が可能です。
* 複数の条件での検索にも対応できます。
よくある質問や疑問
Q1: VLOOKUP関数とINDEX関数+MATCH関数、どちらを使うべきですか？
VLOOKUP関数は簡単に使えますが、検索範囲が左端の列に限定されるため、柔軟性に欠けます。一方、INDEX関数とMATCH関数を組み合わせると、検索範囲を自由に設定できるため、より柔軟な検索が可能です。状況に応じて使い分けると良いでしょう。
Q2: XLOOKUP関数はどのバージョンから使用できますか？
XLOOKUP関数は、Microsoft 365やOffice 2021以降のバージョンで使用できます。古いバージョンでは使用できないため、バージョンを確認してから使用してください。
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まとめ
Excelを使って表から特定の情報を取り出す方法について、代表的な関数を使った方法をご紹介しました。これらの関数を使いこなすことで、日々の作業がぐっと効率化されます。ぜひ、実際の業務で活用してみてください。
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