Wordで長文の中から必要な部分だけを見やすく表示する方法をご存じですか？文書が長くなると、必要な情報を探すのが大変ですよね。そんなときに便利なのが、「折りたたみ表示」です。これを使えば、見出しをクリックするだけで、その下の内容を簡単に表示・非表示できるようになります。
今回は、Word初心者の方でもわかりやすいように、折りたたみ表示の設定方法をステップバイステップでご紹介します。これで、文書の整理整頓がぐっと楽になりますよ！
折りたたみ表示とは？
Wordのイメージ
折りたたみ表示とは、文書の見出し部分をクリックすることで、その下の内容を表示したり隠したりできる機能です。これにより、長文でも必要な部分だけを簡単に確認できるようになります。
折りたたみ表示を設定する方法
折りたたみ表示を設定するには、まず文書に見出しを設定する必要があります。以下の手順で設定できます。
- 見出しを設定する
文書内の各セクションのタイトルに、Wordの「スタイル」機能を使って見出しを設定します。これにより、Wordがその部分を見出しとして認識します。 - 段落設定を開く
見出しを設定した後、その見出しにカーソルを合わせ、「ホーム」タブの「段落」グループにある矢印をクリックして段落設定を開きます。 - 折りたたみ設定を有効にする
段落設定のダイアログボックスで、「既定で折りたたまれる」のチェックボックスをオンにします。これで、その見出しが折りたたみ可能になります。 - 設定を保存する
設定が完了したら、「OK」をクリックして変更を保存します。
これで、文書内の見出し部分をクリックすることで、その下の内容を折りたたんだり展開したりできるようになります。
折りたたみ表示の活用例
折りたたみ表示は、以下のような場面で特に役立ちます。
- 長文のレポートや報告書
各セクションを折りたたむことで、必要な部分だけを効率よく確認できます。 - マニュアルや手順書
手順ごとに折りたたみ表示を設定することで、ユーザーが必要な情報にすぐアクセスできます。 - 会議の議事録
議題ごとに折りたたみ表示を設定することで、会議の内容を整理しやすくなります。
よくある質問や疑問
Q1: 折りたたみ表示はどのバージョンのWordでも使えますか？
はい、Word 2016以降のバージョンであれば、折りたたみ表示の機能は利用可能です。Microsoft 365やWord 2021、Word 2019などでも同様の手順で設定できます。
Q2: 折りたたみ表示を設定した文書を他の人と共有する際、相手も同じように表示されますか？
はい、折りたたみ表示の設定は文書自体に保存されるため、他の人と共有しても同じように表示されます。ただし、相手が使用しているWordのバージョンによっては、表示方法が若干異なる場合があります。
Q3: 折りたたみ表示を解除するにはどうすればよいですか？
折りたたみ表示を解除するには、再度段落設定を開き、「既定で折りたたまれる」のチェックボックスをオフにします。これで、その見出しの折りたたみ表示が解除されます。
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まとめ
Wordの折りたたみ表示機能を使うことで、長文の中でも必要な情報を効率よく確認できるようになります。特に、レポートやマニュアル、議事録などの文書で活用すると、読み手にとって非常に便利です。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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