Outlookでメールを完全一致で検索する方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは！今日は、Outlookでメールを探す際に役立つ「完全一致検索」の方法についてお話しします。日々のメール管理で、「あのメールどこだっけ？」と困った経験はありませんか？そんな時、正確なキーワードでピンポイントにメールを見つける技術が役立ちます。特に、パソコンやスマホに不慣れな方でも簡単に実践できる方法を、わかりやすくご紹介します。

完全一致検索とは？

Outlookのイメージ

まず、「完全一致検索」って何？というところから始めましょう。これは、入力したキーワードとまったく同じ文字列を含むメールだけを探し出す方法です。例えば、「会議の議事録」というフレーズをそのまま含むメールを探したい場合に使います。

Outlookで完全一致検索を行う手順

では、具体的な手順をご紹介します。とても簡単なので、一緒にやってみましょう。

これで、入力したフレーズと完全に一致するメールだけが表示されます。とても簡単ですよね！

検索結果が見つからない場合の対処法

もし、思ったような結果が出ない場合は、以下の点を確認してみてください。

• キーワードのスペルミス入力したフレーズに誤字脱字がないか確認しましょう。
• 検索範囲の設定検索対象が現在のフォルダーのみになっていないか、全フォルダーを対象にする設定になっているか確認してください。
• メールの保存場所探しているメールがアーカイブや別のフォルダーに移動されていないかチェックしましょう。

これらを確認しても見つからない場合は、検索キーワードを変えてみるなど、少し工夫が必要かもしれません。

よくある質問や疑問

Q1: ダブルクォーテーションを使わないとどうなるの？

ダブルクォーテーションを使わずにキーワードを入力すると、そのキーワードを含むすべてのメールが表示されます。例えば、会議の議事録と入力すると、「会議」や「議事録」を含むメールがすべて表示され、結果が多くなりすぎることがあります。

Q2: スマホ版のOutlookでも同じ方法で検索できますか？

はい、基本的には同じ方法で検索できます。ただし、スマホ版のOutlookアプリでは、インターフェースが若干異なる場合がありますので、検索ボックスの位置などを確認してみてください。

Q3: 他にも便利な検索方法はありますか？

はい、例えば「from:」を使って特定の差出人からのメールを検索したり、「subject:」を使って件名に特定のキーワードを含むメールを探すこともできます。これらを組み合わせることで、より効率的にメールを見つけることができます。

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まとめ

Outlookでの完全一致検索は、日々のメール管理をぐっと楽にしてくれる便利な機能です。最初は少し戸惑うかもしれませんが、何度か試してみるとすぐに慣れると思います。ぜひ、この方法を活用して、必要なメールを素早く見つけてくださいね。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。