突然ですが、パソコンでメールを受け取ったときに「画面の右下にピコッと表示される通知」、気づいていますか？それが、Outlookのデスクトップ通知です。
この記事では、「Outlookのデスクトップ通知とは何か？」という基本から、「どうやって設定するの？」「通知が出ないときはどうするの？」といった疑問まで、パソコンが苦手な方でも安心して読めるように、やさしい言葉でご紹介します。
また、この記事はそのままYouTube動画の台本としても活用できるように構成していますので、話しながら説明したい方にもおすすめです。
Outlookのデスクトップ通知とは
Outlookのイメージ
画面の隅に出る「小さなお知らせ」の正体
Outlookのデスクトップ通知とは、新しいメールを受信したときなどに、画面の右下などに一時的に表示されるお知らせのことです。
たとえばこんな感じです
- 「〇〇さんから新しいメールが届きました」と表示される
- メールの件名や送信者がパッと確認できる
- 通知をクリックすれば、そのメールをすぐに開ける
この機能があると、Outlookを開いていなくても、すぐに大事なメールに気づけるんです。
通知が出る条件とタイミング
Outlookの通知は、次のようなときに表示されます
- 新しいメールを受信したとき（受信トレイに届いた場合）
- 重要な予定やリマインダーの時間が来たとき
ただし、迷惑メールフォルダに入った場合や、通知設定がオフになっていると表示されません。
Outlookでデスクトップ通知を設定・変更する方法
通知をオンにする手順（Windows 10・11共通）
それでは実際に通知をオンにしてみましょう。操作はとっても簡単です！
- Outlookを開いて、左上の「ファイル」メニューをクリックします。
- 「オプション」をクリックして、「メール」タブを選びます。
- 「メッセージの到着」セクションにある「デスクトップ通知を表示する」にチェックを入れます。
- 「OK」をクリックして設定完了です。
通知音の有無や表示時間も調整可能
通知は音付きにしたり、音を消したりもできます。
- メールが届いたときに「ピンポーン♪」という音が鳴る設定も可能です。
- 視覚通知だけにしたい場合は、音のチェックを外しましょう。
Windows側の通知設定も確認しよう
Outlook側だけでなく、Windows本体の通知設定も確認する必要があります。
- スタートメニューから「設定」→「システム」→「通知」を選びます。
- 「Outlook」が通知のリストにあるかを確認します。
- 「通知を表示する」がオンになっていればOKです。
Outlookの通知が表示されないときの対処法
原因① 通知がオフになっている
通知が出ない場合、OutlookまたはWindowsの通知がオフになっていることがほとんどです。
先ほどの設定手順をもう一度確認してみてください。
原因② 迷惑メールやルール設定の影響
通知は、「受信トレイ」に届いたメールのみが対象です。
- 特定のメールが自動で別のフォルダーに移動するルールを作っていると通知が出ない場合があります。
- 迷惑メール扱いされたメールも通知されません。
原因③ サイレントモード・集中モードが原因かも
Windows 10や11では、「集中モード」や「サイレントモード」がオンになっていると、すべての通知が抑制されてしまうことがあります。
- 「設定」→「システム」→「集中モード」を確認
- オフにしておくと、通知が正常に表示されるようになります
実際に使って感じた便利さと注意点
仕事中の集中力を保ちながら、大事なメールは見逃さない
例えば、会議中にOutlookを開いていなくても、画面の右下に「社長からの急ぎメール」と表示されると、さっと対応できますよね。
一方で、「毎回ポップアップが気になる」という声もあります。
- 頻繁に通知が来ると集中できない方は、通知対象をフィルタリングする方法もあります。
- 重要な差出人だけに通知を出すように設定もできます。
スマホと併用するならOutlookアプリも活用
スマートフォンでもOutlookアプリを使えば、通知が届くように設定できます。
自宅にいながら「パソコンのメール見なきゃ！」とバタバタしなくても、すぐに気づけるようになりますよ。
よくある質問や疑問
Q. 通知が一瞬で消えてしまって見逃します。どうしたらいい？
A. 通知の表示時間を延ばす設定ができます。Windowsの「簡単操作」→「ディスプレイ」設定から、「通知の表示時間」を変更すれば見逃しにくくなります。
Q. Outlookを開いていないと通知は来ませんか？
A. Outlookがバックグラウンドで動いていれば通知されますが、完全に終了していると通知は届きません。Outlookを最小化で起動しておくのがコツです。
Q. 特定のメールだけ通知したいのですが、できますか？
A. はい、「ルール」機能を使えば、特定の差出人や件名に一致するメールだけ通知するように設定可能です。
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まとめ
Outlookのデスクトップ通知は、忙しい中でも大切なメールにすぐ気づける便利な機能です。
パソコンが苦手な方でも、この記事を見ながら設定すれば、きっとスムーズに活用できますよ。
通知が出ないときも、今回ご紹介した方法でひとつひとつ確認すれば、必ず原因がわかります。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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