皆さん、こんにちは！今日は、Outlookを使ってメールの送信を予約する方法をご紹介します。忙しい日々の中で、メールを送るタイミングを調整したいと思ったことはありませんか？そんな時に便利なのが、Outlookの送信予約機能です。これを使えば、指定した日時に自動でメールを送信できます。早速、その手順を見ていきましょう。
Outlookの送信予約機能とは？
Outlookのイメージ
まず、Outlookの送信予約機能について簡単に説明します。この機能を使うと、以下のようなメリットがあります。
- 相手の業務時間に合わせてメールを送信深夜や早朝にメールを作成しても、相手の勤務時間に合わせて送信できます。
- 重要なメールの送り忘れ防止事前にメールを作成し、送信日時を設定しておくことで、送り忘れを防げます。
- 業務の効率化まとめてメールを作成し、それぞれの適切な時間に送信予約することで、作業を効率化できます。
では、具体的な設定方法を見ていきましょう。
Outlookでの送信予約の手順
ここでは、デスクトップ版OutlookとWeb版Outlookでの送信予約の方法をご紹介します。
デスクトップ版Outlookの場合
1. 新しいメールを作成Outlookを開き、[新しいメール]をクリックします。
2. メール内容を入力宛先、件名、本文を入力します。
3. 送信日時の設定
– [オプション]タブをクリックします。
– 右上の「…」をクリックし、プルダウンメニューから[配信タイミング]を選択します。
– [指定日時以降に配信]にチェックを入れ、送信したい日時を設定します。
4. メールの送信設定が完了したら、[送信]ボタンをクリックします。メールは指定した日時まで[送信トレイ]に保存され、設定した時間になると自動的に送信されます。
Web版Outlookの場合
1. 新しいメールを作成WebブラウザでOutlookにアクセスし、[新しいメッセージ]をクリックします。
2. メール内容を入力宛先、件名、本文を入力します。
3. 送信日時の設定
– [送信]ボタンの横にある下向き矢印をクリックし、[送信のスケジュール]を選択します。
– 既定のオプションから選ぶか、[カスタム日付と時刻を選択]をクリックして、希望の日時を設定します。
4. メールの送信設定が完了したら、[送信]ボタンをクリックします。メールは指定した日時まで[下書き]フォルダーに保存され、設定した時間になると自動的に送信されます。
送信予約を活用する際の注意点
送信予約機能を使う際には、以下の点に注意してください。
- Outlookの起動状態デスクトップ版Outlookで送信予約を設定した場合、指定した日時にOutlookが起動していないとメールは送信されません。確実に送信したい場合は、Outlookを起動したままにしておくか、Web版Outlookを利用することをおすすめします。
- タイムゾーンの確認受信者が異なるタイムゾーンにいる場合、相手の現地時間を考慮して送信日時を設定しましょう。
- 予約の確認と編集送信予約したメールは、デスクトップ版では[送信トレイ]、Web版では[下書き]フォルダーに保存されます。送信前に内容や日時を再確認し、必要に応じて編集や取消を行ってください。
よくある質問や疑問
Q1. 送信予約したメールをキャンセルしたい場合はどうすればいいですか？
送信予約したメールは、デスクトップ版Outlookでは[送信トレイ]、Web版Outlookでは[下書き]フォルダーに保存されています。キャンセルしたいメールをこれらのフォルダーから開き、削除するか、送信日時を変更してください。
Q2. スマートフォンのOutlookアプリでも送信予約はできますか？
はい、スマートフォン版のOutlookアプリでも送信予約が可能です。新規メール作成画面で、[送信]ボタンの横にある下向き矢印をタップし、[送信のスケジュール]を選択して日時を設定してください。
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まとめ
Outlookの送信予約機能を活用することで、メールの送信タイミングを自由にコントロールできます。これにより、相手の都合に合わせたコミュニケーションが可能になり、業務効率も向上します。ぜひ、この機能を活用して、よりスマートなメール管理を実践してみてください。
不明点があればLINEからご相談ください。
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