Wordで提案書を作る方法！プロが教える3つの成功ポイント

提案書の作成で悩んでいませんか？クライアントに採用される提案書を作りたいのに、どこから手をつければいいのかわからない。デザインはどうすればいいのか、どんな内容を盛り込めば説得力が増すのか。そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは少なくありません。実は、Wordを使えば、初心者でも短時間でプロフェッショナルな提案書を作成できるのです。

この記事では、Wordで効果的な提案書を作成するための実践的なノウハウを徹底解説します。

ここの記事の要約

Wordの標準機能を活用した提案書作成の基本手順と時短テクニック
クライアントの心をつかむ提案書の構成要素と説得力を高める文章術
プロが実践する見やすいレイアウトとデザインの黄金ルール

なぜWordで提案書を作成するべきなのか
提案書に必須の構成要素とは
Wordで提案書を作成する具体的な手順
プロが実践する提案書デザインのコツ
説得力を高める文章テクニック
よくある失敗とその回避方法
テンプレート活用の実践テクニック
最新のWord機能を活用した提案書作成
提案書の効果を最大化する提出方法
業界別の提案書カスタマイズポイント
提案書作成を劇的に効率化するVBA活用術
実務で直面する提案書作成の困りごと解決集
提案書レビューの効率的な進め方
業種別の実践的な提案書作成ノウハウ
提案書作成に役立つ周辺ツールとの連携
提案書作成のメンタル面でのアドバイス
ぶっちゃけこうした方がいい！
Wordで提案書を作る際のよくある質問
1. 提案書の適切なページ数はどれくらいですか
2. WordとPowerPointのどちらで提案書を作るべきですか
3. 提案書にどんな種類のグラフを使えばいいですか
4. 提案書のフォントは何を使うべきですか
5. 提案書の作成にどれくらい時間をかけるべきですか
今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？
まとめ

なぜWordで提案書を作成するべきなのか

Wordのイメージ

提案書作成ツールには様々な選択肢がありますが、Wordが多くのビジネスシーンで選ばれ続けているのには明確な理由があります。

まず互換性の高さが挙げられます。Wordはビジネス界で最も広く普及している文書作成ソフトウェアであり、送付先の環境を問わず開くことができます。せっかく作成した提案書が相手の環境で開けない、レイアウトが崩れてしまうといったトラブルを避けられるのです。

次に編集の柔軟性があります。PowerPointのようなプレゼンテーションツールと比べて、Wordは詳細な文章説明や複雑な表組み、長文の提案書作成に適しています。ページ数が増えても管理しやすく、後から修正や追加を行う際の作業効率が高いのです。

さらにテンプレート機能の充実も見逃せません。Wordには提案書用のテンプレートが多数用意されており、それらをカスタマイズすることで、デザインの知識がなくても見栄えの良い提案書を短時間で作成できます。

2026年1月現在、マイクロソフトはAI機能を統合した新しいWord体験を提供しており、提案書作成の効率がさらに向上しています。AI アシスタント機能を活用すれば、文章の改善提案や要約作成などのサポートを受けられるようになっています。

提案書に必須の構成要素とは

効果的な提案書には、必ず含めるべき要素があります。これらを適切に配置することで、読み手に情報が正確に伝わり、説得力が格段に高まります。

表紙・タイトルページは提案書の顔となる部分です。ここには提案書のタイトル、提出先の企業名や担当者名、自社名、提出日を明記します。シンプルかつプロフェッショナルな印象を与えるデザインを心がけましょう。企業ロゴを適切に配置することで、ブランドイメージを強化できます。

目次は提案書が複数ページにわたる場合に必須です。読み手が必要な情報にすぐにアクセスできるようにします。Wordの目次自動生成機能を使えば、見出しスタイルを適用するだけで簡単に作成でき、ページ番号も自動更新されます。

エグゼクティブサマリーは提案書全体の要約です。多忙な経営層や意思決定者は、この部分だけを読んで判断することも少なくありません。提案の目的、主要な課題、提案する解決策、期待される成果を簡潔にまとめます。理想的には1ページ以内に収めるべきです。

課題・問題提起のセクションでは、クライアントが直面している課題を明確に定義します。単に問題を列挙するのではなく、その課題がビジネスにどのような影響を与えているかを具体的なデータや事例を交えて説明します。ここでクライアントの状況を正確に理解していることを示せれば、信頼感が生まれます。

提案内容・ソリューションが提案書の核心部分です。課題に対してどのような解決策を提供するのか、その方法論やアプローチを詳細に説明します。具体的な実施手順、使用するツールや技術、投入するリソースなどを明示することで、実現可能性を示します。

実績・事例を示すことで、提案の信頼性が高まります。類似プロジェクトの成功事例、具体的な数値データ、クライアントの声などを含めましょう。ただし、守秘義務に配慮し、公開可能な情報のみを使用します。

スケジュール・工程表では、プロジェクトの開始から完了までのタイムラインを視覚的に示します。各フェーズでの成果物や重要なマイルストーンを明記することで、プロジェクト管理能力をアピールできます。

費用・見積もりは透明性が重要です。総額だけでなく、項目ごとの内訳を示すことで、クライアントは予算配分を理解しやすくなります。オプション料金や条件による変動がある場合は、明確に記載しましょう。

体制・チーム紹介では、プロジェクトに関わるメンバーの経歴や専門性を紹介します。経験豊富なチームであることを示すことで、安心感を与えられます。

リスク管理・対策のセクションを設けることで、問題発生時の対応能力を示せます。想定されるリスクとその軽減策を事前に提示することは、プロフェッショナリズムの証です。

最後にまとめ・行動喚起で提案書を締めくくります。提案の価値を再度強調し、次のステップ（打ち合わせの設定、質問への回答など）を明確に示します。

Wordで提案書を作成する具体的な手順

実際にWordで提案書を作成する際の効率的なワークフローを紹介します。この手順に従えば、初心者でもスムーズに作業を進められます。

ステップ1テンプレートの選択または新規作成

Wordを起動したら、まず提案書のベースとなるテンプレートを選びます。Wordの「ファイル」メニューから「新規」を選択し、「提案書」「ビジネス」などのキーワードで検索すると、多数のテンプレートが表示されます。自社のブランディングに合ったデザインを選びましょう。

テンプレートを使わず白紙から作成する場合は、まずページ設定を行います。「レイアウト」タブから余白、用紙サイズ、印刷の向きを設定します。一般的なビジネス文書では、A4サイズ、縦向き、余白は上下左右2.5cm程度が標準的です。

ステップ2スタイルの設定

見出しや本文のスタイルを最初に設定しておくと、後の作業が格段に効率化されます。「ホーム」タブのスタイルギャラリーから「見出し1」「見出し2」「標準」などのスタイルを選択し、フォント、サイズ、色、行間などをカスタマイズします。

フォント選択は可読性に大きく影響します。日本語の提案書では、メイリオやヒラギノ角ゴシックなどのゴシック体が見出しに、游明朝や明朝体が本文に適しています。欧文フォントとしては、Calibri、Arial、Helveticaなどが読みやすく推奨されます。フォントサイズは本文が10.5〜12ポイント、見出しは14〜18ポイント程度が適切です。

色使いも重要です。企業のコーポレートカラーを取り入れつつ、過度な装飾は避けます。基本は黒または濃いグレーの文字色に、アクセントとして1〜2色を使用する程度に抑えましょう。

ステップ3アウトラインの作成

いきなり詳細な文章を書き始めるのではなく、まず提案書全体の骨組みを作ります。「表示」タブから「アウトライン」ビューに切り替えると、階層構造を意識しながら見出しを配置できます。主要な章立てを決め、各章の下に含めるべき項目を列挙していきます。

この段階では、各セクションに何を書くかのメモやキーワードを箇条書きで記入しておくだけで構いません。全体の流れを確認し、論理的なストーリーになっているかをチェックします。

ステップ4コンテンツの作成

アウトラインが固まったら、各セクションの内容を具体的に書いていきます。ここで重要なのは、読み手の視点を常に意識することです。専門用語を使いすぎていないか、説明が抽象的すぎないか、具体例やデータで裏付けられているかを確認しながら書き進めます。

長い文章は読みにくくなるため、一文は40〜60文字程度を目安にします。段落も適度に区切り、一つの段落には一つの主要なアイデアを含めるようにします。

ステップ5ビジュアル要素の追加

文字だけの提案書は退屈で、重要な情報が埋もれがちです。適切な場所に図表、グラフ、画像を挿入することで、視覚的な訴求力が高まります。

グラフを挿入する際は、「挿入」タブから「グラフ」を選択し、データに最適なグラフタイプ（棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど）を選びます。Excelで作成したグラフをコピー＆ペーストすることも可能です。グラフには必ずタイトルと凡例を付け、何を示しているのかを明確にします。

表を作成する場合は、「挿入」タブから「表」を選択します。行数と列数を指定するか、表を描画して作成できます。表のデザインは「テーブルデザイン」タブで調整でき、見やすいスタイルを選択しましょう。

画像や図を挿入する際は、解像度に注意します。低解像度の画像は印刷時に粗く見えてしまいます。また、著作権フリーの素材を使用するか、自社で撮影・作成したものを使いましょう。

ステップ6ページレイアウトの調整

すべての内容を入力したら、全体のレイアウトを整えます。ページ区切りが不自然な位置にないか、見出しとその説明文が異なるページに分かれていないかなどを確認します。

「挿入」タブから「ページ番号」を追加し、「ヘッダーとフッター」を設定します。ヘッダーには文書タイトルや社名、フッターにはページ番号や作成日を入れるのが一般的です。

目次を自動生成する場合は、見出しスタイルが正しく適用されていることを確認した上で、「参考資料」タブから「目次」を選択します。目次のスタイルを選ぶと、自動的に見出しとページ番号が挿入されます。

ステップ7校正と最終チェック

提案書を送付する前に、必ず複数回の確認を行います。スペルチェック機能（「校閲」タブの「スペルチェックと文章校正」）を実行し、誤字脱字を修正します。ただし、自動チェックだけでは不十分なため、自分の目でも丁寧に読み返しましょう。

特に数字、社名、人名、日付などの固有情報は慎重に確認します。これらの誤りは信頼性を大きく損ないます。

また、提案書の内容が論理的に一貫しているか、主張に矛盾がないかも確認します。可能であれば、同僚や上司に読んでもらい、第三者の視点からフィードバックを得ることをお勧めします。

ステップ8PDF変換と送付

最終版が完成したら、PDF形式で保存します。Word形式のまま送付すると、受信者の環境によってレイアウトが崩れる可能性があるためです。「ファイル」メニューから「エクスポート」を選択し、「PDF/XPSの作成」を選びます。

PDFのオプションでは、「標準（オンライン発行および印刷）」を選択し、フォントの埋め込みが有効になっていることを確認します。これにより、相手の環境にフォントがなくても正しく表示されます。

プロが実践する提案書デザインのコツ

見た目の印象は提案書の評価に大きく影響します。内容が優れていても、レイアウトが雑であれば説得力が低下してしまいます。ここでは、プロフェッショナルな印象を与えるデザインテクニックを紹介します。

余白を効果的に使う

余白は単なる空きスペースではなく、デザインの重要な要素です。適切な余白があることで、文書全体に「呼吸」が生まれ、読みやすさが向上します。文字や図表を詰め込みすぎず、ゆとりのあるレイアウトを心がけましょう。

段落間の間隔は、「レイアウト」タブの「段落」設定で調整できます。段落前後に6〜12ポイント程度のスペースを設けると、視覚的な区切りが明確になります。

視線の流れを意識する

人は通常、左上から右下へと視線を動かします。この自然な視線の流れに沿って情報を配置することで、読みやすさが向上します。最も重要な情報は左上か中央上部に配置し、詳細情報や補足説明を下部に置くようにします。

また、見出しや重要なポイントを太字で強調することで、視線を誘導できます。ただし、強調しすぎると逆効果なので、本当に重要な部分に限定しましょう。

一貫性を保つ

文書全体を通じて、フォント、色、スタイルに一貫性を持たせることが重要です。見出しのスタイルが途中で変わったり、同じレベルの情報が異なるフォーマットで表示されたりすると、アマチュア的な印象を与えてしまいます。

スタイル機能を活用することで、この一貫性を簡単に保てます。一度設定したスタイルを文書全体で使い回すことで、統一感のある仕上がりになります。

カラーパレットを限定する

提案書で使用する色は、基本色、アクセント色1、アクセント色2の最大3色程度に抑えるのが理想的です。企業のコーポレートカラーがある場合は、それを基本色として使用します。

色には心理的な効果があります。青は信頼感や安定感、緑は成長や調和、赤は情熱や緊急性を連想させます。提案内容に合わせて適切な色を選びましょう。ただし、色覚多様性（色覚異常）に配慮し、色だけで情報を区別するのではなく、形状やテキストでも区別できるようにします。

図表の配置とサイズ

図表は本文の流れを中断させない位置に配置します。関連するテキストの近くに置き、図表番号とキャプション（説明文）を必ず付けます。「この図が示すように」という表現を使う場合は、その直後に図を配置するのが理想的です。

図表のサイズは、重要度に応じて調整します。重要なデータは大きく、補足的な情報は小さめに表示することで、情報の優先順位を視覚的に伝えられます。

箇条書きの効果的な使用

複数の項目を列挙する際は、箇条書きが効果的です。ただし、箇条書きばかりの文書は単調になるため、バランスが重要です。各項目は並列関係にある情報に限定し、階層構造がある場合はインデントを使って表現します。

箇条書きの記号は、丸（・）、四角（■）、チェックマーク（✓）などから選べますが、文書全体で統一します。「ホーム」タブの「箇条書き」または「段落番号」から設定できます。

説得力を高める文章テクニック

デザインと同様に、文章の書き方も提案書の成否を左右します。ここでは、読み手を納得させる文章術を解説します。

PREP法を活用する

PREP法とは、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論の再提示）の順で文章を構成する手法です。最初に結論を述べることで、読み手は何を言いたいのかをすぐに理解でき、その後の説明を理解しやすくなります。

例えば、「当社のソリューションを採用すべきです（P）。なぜなら、導入企業の90％が売上向上を実現しているからです（R）。実際にA社では導入後3ヶ月で売上が20％増加しました（E）。したがって、貴社でも同様の成果が期待できます（P）」というように展開します。

具体的な数値を示す

「売上が大幅に増加」ではなく「売上が20％増加」、「多くの企業」ではなく「500社以上の企業」というように、具体的な数値を使うことで説得力が増します。数値は客観的な証拠として機能し、提案の信頼性を高めます。

ただし、数値の出所を明示することも重要です。自社調査、業界統計、第三者機関のデータなど、情報源を示すことで透明性が保たれます。

ベネフィットを明確に伝える

機能（Feature）ではなく、利益（Benefit）を強調します。「この製品には最新のAI技術が搭載されています」という機能説明より、「この製品を使えば、データ分析にかかる時間を80％削減できます」というベネフィットの方が、読み手の心に響きます。

クライアントが本当に知りたいのは、「それが自分にどんな良いことをもたらすか」です。常に「So What？（だから何？）」という視点で文章をチェックし、読み手にとっての価値を明確に示しましょう。

ストーリーテリングを取り入れる

事実やデータだけでなく、ストーリーを語ることで感情に訴えかけられます。成功事例を紹介する際は、「課題→取り組み→成果」という物語の形式で語ると、読み手は自社の状況に重ね合わせやすくなります。

「B社は売上低迷に悩んでいました。そこで当社のマーケティング戦略を導入したところ、6ヶ月で新規顧客が2倍に増加し、売上が前年比30％増を達成しました」というように、ドラマチックに展開することで、記憶に残りやすくなります。

能動態を使う

受動態（「実施される」「考えられる」）ではなく、能動態（「実施する」「考える」）を使うことで、文章に力強さと明確さが生まれます。「課題が解決される」ではなく「課題を解決する」、「成果が得られる」ではなく「成果を獲得する」というように表現を変えるだけで、印象が大きく変わります。

専門用語を適切に使う

業界特有の専門用語は、必要に応じて使いますが、読み手がその用語を理解していることを確認します。初めて登場する専門用語には、簡潔な説明を添えましょう。カタカナ語の乱用は避け、日本語で表現できる場合はそちらを優先します。

よくある失敗とその回避方法

提案書作成でよくある失敗パターンを知っておくことで、同じ過ちを避けられます。

情報過多による焦点のぼやけ

あれもこれも伝えたいという思いから、提案書に大量の情報を詰め込んでしまうことがあります。しかし、情報量が多すぎると、本当に重要なメッセージが埋もれてしまいます。

対策としては、各セクションで伝えたい核心的なメッセージを一つに絞り、それを支える情報だけを含めます。詳細な技術仕様や補足情報は、別添の資料として用意する方が効果的です。

クライアント視点の欠如

自社の製品やサービスの素晴らしさを強調しすぎて、クライアントの課題や目標への言及が不十分になることがあります。提案書は自社のプロモーション資料ではなく、クライアントの問題解決のための提案であることを忘れないでください。

文章を書く際は、常に「これはクライアントにとってどんな価値があるのか」を自問します。クライアント企業名や業界特有の課題を具体的に記述することで、カスタマイズされた提案であることを示せます。

ビジュアルの不足または過剰

文字ばかりの提案書は読む気を失わせますが、逆に装飾的な画像やグラフを多用しすぎると、内容が薄い印象を与えます。ビジュアル要素は、情報の理解を助けるために使うべきであり、装飾のためではありません。

グラフや図は、複雑なデータや関係性を視覚的に表現する際に使用します。装飾的な画像は必要最小限に抑え、ビジネスの文脈に関連するものだけを選びましょう。

曖昧な表現の使用

「可能な限り」「なるべく早く」「おおよそ」といった曖昧な表現は、プロフェッショナルな提案書では避けるべきです。具体的な数値、期限、範囲を明示することで、コミットメントの明確さを示せます。

「1ヶ月以内」ではなく「3月31日まで」、「多数の実績」ではなく「50社以上の導入実績」というように、具体的に記述しましょう。

校正不足

誤字脱字や文法ミスは、提案内容への信頼を損ないます。特に、クライアント企業名の誤記や数字の間違いは致命的です。提出前に必ず複数回の校正を行い、可能であれば第三者にもチェックしてもらいましょう。

印刷プレビューで全ページを確認し、レイアウトの崩れやページ区切りの不自然さがないかもチェックします。

テンプレート活用の実践テクニック

効率的に質の高い提案書を作成するには、テンプレートの活用が欠かせません。ただし、テンプレートをそのまま使うのではなく、自社向けにカスタマイズすることが重要です。

自社専用テンプレートの作成

頻繁に提案書を作成する場合は、自社のブランディングに合わせたテンプレートを作成しておくと便利です。表紙のデザイン、見出しスタイル、色使い、フォント設定などを標準化することで、作成時間を大幅に短縮できます。

テンプレートを作成する際は、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類で「Word テンプレート（.dotx）」を選びます。これにより、新規文書を作成する際にこのテンプレートを基に始められます。

プレースホルダーの活用

テンプレートには、毎回変更が必要な部分にプレースホルダー（、など）を設定しておきます。新しい提案書を作成する際は、これらを検索して一括置換することで、入力漏れを防げます。

Wordの「検索と置換」機能（Ctrl+H）を使えば、複数箇所の文字列を一度に置換できます。

クイックパーツの登録

よく使うテキストブロックや図表は、「クイックパーツ」として登録しておくと便利です。「挿入」タブの「クイックパーツ」から「定型句ギャラリーに保存」を選択すると、登録した内容を簡単に挿入できるようになります。

例えば、会社概要、標準的な免責事項、チームメンバーの紹介文などを登録しておけば、毎回入力する手間が省けます。

提案書の効果を最大化する提出方法

優れた提案書を作成しても、提出方法が適切でなければ効果は半減します。最後のステップである提出についても、戦略的に考える必要があります。

提出形式の選択

提案書はPDF形式で送付するのが基本ですが、場合によってはWord形式も併せて提供することがあります。クライアントが内容を編集したい場合や、社内で回覧する際に便利だからです。ただし、編集されたくない場合はPDFのみにします。

PDFにパスワードを設定することで、セキュリティを高めることもできます。機密性の高い提案の場合は、「ファイル」メニューの「情報」から「文書の保護」を選択し、パスワードを設定しましょう。

送付メールの書き方

提案書を添付するメールも重要です。件名は「【提案書】〇〇プロジェクトについて」など、一目で内容がわかるものにします。本文では、提案書の概要を簡潔に説明し、重要なポイントを2〜3点箇条書きで示します。

また、次のアクション（打ち合わせの日程調整、質問の受付など）を明記し、連絡先情報を添えることで、スムーズなコミュニケーションにつながります。

フォローアップの実施

提案書を送付したら、数日後にフォローアップの連絡を入れます。「提案書をご確認いただけましたでしょうか」「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」という一言で、クライアントの関心を維持できます。

提案内容についての質問や懸念事項を積極的に聞き出すことで、提案を改善するチャンスにもなります。単に送りっぱなしにするのではなく、継続的なコミュニケーションを心がけましょう。

業界別の提案書カスタマイズポイント

提案書の基本構造は共通していますが、業界や分野によって強調すべきポイントは異なります。

IT・システム開発の提案書

技術的な詳細とビジネス価値のバランスが重要です。システムアーキテクチャや使用技術を説明しつつ、それがクライアントの業務効率化やコスト削減にどう貢献するかを明確に示します。セキュリティ対策、保守サポート体制、将来的な拡張性についても詳述します。

マーケティング・広告の提案書

クリエイティブなビジュアルと具体的なKPI（重要業績評価指標）の両方が求められます。過去のキャンペーン実績を数値で示し、提案する施策がどのような成果をもたらすかを予測します。ターゲット顧客のペルソナ分析や市場調査データを含めることで、戦略の妥当性を裏付けます。

コンサルティングの提案書

課題分析の深さと解決策の論理性が評価のポイントです。現状分析では、クライアントが気づいていない潜在的な問題も指摘し、独自の視点を示します。提案する改善策は、理論的な裏付けと具体的な実行計画の両方を含める必要があります。

製造・建設の提案書

技術仕様、品質基準、安全対策が重視されます。使用する材料や工法の詳細、品質管理プロセス、納期管理方法などを明確に示します。図面や工程表などの技術資料を適切に含め、実現可能性を証明します。

提案書作成を劇的に効率化するVBA活用術

Wordのイメージ

Wordで提案書を作成する際、繰り返し行う作業をVBA（Visual Basic for Applications）で自動化すれば、作業時間を大幅に削減できます。ここでは、実務で即使える実践的なVBAコードを紹介します。

社名を一括置換するVBAマクロ

提案書のテンプレートから新しい提案書を作成する際、最も時間がかかるのがクライアント名の置き換えです。このマクロを使えば、ダイアログボックスで新しい社名を入力するだけで、文書内のすべてのプレースホルダーを一括置換できます。



Sub ReplaceClientName()

    Dim oldName As String

    Dim newName As String
    oldName = ""

    newName = InputBox("新しいクライアント名を入力してください", "社名置換")

If newName <> "" Then With ActiveDocument.Content.Find .Text = oldName .Replacement.Text = newName .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False .MatchCase = False .Execute Replace:=wdReplaceAll End With MsgBox oldName & "を" & newName & "に置き換えました。" End If End Sub

このコードを「開発」タブのVisual Basic Editorに貼り付けて保存すれば、ボタン一つで実行できます。プロジェクト名や担当者名など、他の項目にも応用可能です。

ページ番号と総ページ数を自動挿入するマクロ

フッターに「ページ1/10」のような形式でページ番号を挿入したい場合、このマクロが便利です。



Sub InsertPageNumbers()

    Dim footer As HeaderFooter
    For Each footer In ActiveDocument.Sections(1).Footers

        If footer.Exists Then

            footer.Range.Text = ""

            footer.Range.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight

            footer.Range.Fields.Add Range:=footer.Range, Type:=wdFieldPage

            footer.Range.InsertAfter " / "

            footer.Range.Fields.Add Range:=footer.Range.Characters.Last, Type:=wdFieldNumPages

        End If

    Next footer

MsgBox "ページ番号を挿入しました。" End Sub

このマクロを実行すると、すべてのセクションのフッターに「現在のページ/総ページ数」が自動的に挿入されます。

見出しスタイルを一括適用するマクロ

テンプレートを使わずに作成した文書で、後から見出しスタイルを適用したい場合に役立ちます。



Sub ApplyHeadingStyles()

    Dim para As Paragraph

    Dim userInput As String
    For Each para In ActiveDocument.Paragraphs

        If Len(para.Range.Text) < 50 And para.Range.Font.Size > 12 Then

            userInput = MsgBox("「" & Left(para.Range.Text, 30) & "」を見出し2にしますか？", vbYesNoCancel)

            If userInput = vbYes Then

                para.Style = ActiveDocument.Styles("見出し 2")

            ElseIf userInput = vbCancel Then

                Exit Sub

            End If

        End If

    Next para

MsgBox "見出しスタイルの適用が完了しました。" End Sub

このマクロは、50文字未満でフォントサイズが12ポイントより大きい段落を自動的に検出し、見出しとして適用するか確認してくれます。

表の書式を統一するマクロ

複数の表が含まれる提案書で、すべての表に統一した書式を適用したい場合に使えます。



Sub FormatAllTables()

    Dim tbl As Table
    For Each tbl In ActiveDocument.Tables

        With tbl

            .Style = "表 グリッド (淡色)"

            .ApplyStyleHeadingRows = True

            .ApplyStyleFirstColumn = False

            .PreferredWidthType = wdPreferredWidthPercent

            .PreferredWidth = 100

            .Rows.Alignment = wdAlignRowCenter

        End With

    Next tbl

MsgBox "すべての表の書式を統一しました。" End Sub

このマクロを実行すると、文書内のすべての表に同じスタイルが適用され、見た目の統一感が生まれます。

目次を自動更新するマクロ

提案書の内容を編集した後、目次を手動で更新するのは面倒です。このマクロで一発更新できます。



Sub UpdateAllTOC()

    Dim toc As TableOfContents
    For Each toc In ActiveDocument.TablesOfContents

        toc.Update

    Next toc

MsgBox "目次を更新しました。" End Sub

編集作業の最後にこのマクロを実行すれば、ページ番号のずれなどを気にせず安心して保存できます。

実務で直面する提案書作成の困りごと解決集

理論はわかっていても、実際の作業では予想外の問題に遭遇するものです。ここでは、現場でよく起こるトラブルとその解決方法を体験談を交えて紹介します。

図表が勝手に移動してしまう問題

提案書に画像や図を挿入したのに、文章を編集すると勝手に位置が変わってしまう経験はありませんか。これは画像の配置設定が「行内」になっているためです。

解決方法は簡単です。画像を右クリックして「文字列の折り返し」から「前面」または「背面」を選択します。さらに「その他のレイアウトオプション」で「ページ上の位置を固定」にチェックを入れれば、画像が絶対位置に固定され、文章を編集しても動きません。

私自身、重要なプレゼン前日に図表の位置がずれて慌てた経験があります。それ以来、画像を挿入したらすぐにこの設定を行うようにしています。特に複数ページにわたる提案書では、この設定をしないと後で全ページを確認し直す羽目になります。

ページ区切りが意図しない場所で発生する

見出しと本文が別々のページに分かれてしまったり、表が途中で切れたりする問題です。これは「改ページ」の設定が適切でないために起こります。

解決するには、見出しスタイルの設定で「段落前で改ページする」のチェックを外し、「次の段落と分離しない」にチェックを入れます。また、表の場合は表全体を選択して右クリック、「表のプロパティ」から「行」タブを開き、「行の途中で改ページする」のチェックを外します。

ある時、20ページの提案書を印刷した際、すべての見出しが前のページの最終行に単独で表示されてしまい、全部印刷し直したことがあります。それ以来、テンプレートの段階でこの設定を済ませておくようにしています。

スタイルが勝手に変わってしまう現象

コピー&ペーストした際に、フォントやサイズが勝手に変わってしまうことがあります。これは元の書式情報も一緒にコピーされてしまうためです。

最も確実な解決方法は、「貼り付けのオプション」から「テキストのみ保持」を選択することです。Ctrl+Shift+Vのショートカットキーを使えば、常に書式なしで貼り付けられます。また、Excelからデータをコピーする場合は、一度メモ帳に貼り付けてから再度Wordにコピーすると、すべての書式がリセットされます。

ファイルサイズが異常に大きくなる

画像を多く含む提案書は、気づくと10MB、20MBと巨大化してしまい、メールで送れなくなることがあります。特に高解像度のスクリーンショットやデジカメ写真をそのまま挿入すると、この問題が発生します。

解決策として、まず「ファイル」メニューから「図の圧縮」を実行します。「この画像だけに適用する」のチェックを外すと、文書内のすべての画像が圧縮されます。解像度は「電子メール用」で十分な場合が多く、これで劇的にファイルサイズが削減されます。

また、画像を挿入する前に、PowerPointやペイントなどで適切なサイズにリサイズしておくのも効果的です。A4サイズの文書なら、画像の横幅は1500ピクセルあれば十分です。

私は以前、クライアントに提案書を送ろうとしたら35MBもあり、メールサーバーに拒否されたことがあります。それ以来、画像を挿入する段階で圧縮を心がけています。

提案書レビューの効率的な進め方

一人で提案書を作成することは稀で、多くの場合、上司や同僚のレビューを経て完成します。このレビュープロセスを効率化することで、提案書の品質向上と時間短縮の両立が可能になります。

変更履歴機能の活用

Wordの「変更履歴の記録」機能を有効にすれば、誰がいつどこを修正したかが一目でわかります。「校閲」タブから「変更履歴の記録」をオンにして、レビュアーに渡します。

返却された文書では、「変更箇所の確認」から一つずつ「承認」または「元に戻す」を選択できます。複数人でレビューする場合、各レビュアーの変更が色分けされて表示されるため、誰の意見かを把握しやすくなります。

実際の現場では、変更履歴をすべて承認してから最終版を保存する前に、念のため「すべての変更を反映」を実行し、さらに「ドキュメント検査」で個人情報や非表示データが残っていないかを確認することをお勧めします。クライアントに送った提案書から、削除したはずの機密情報が変更履歴に残っていたというヒヤリハット事例も耳にします。

コメント機能での効率的なコミュニケーション

直接修正するのではなく、質問や提案を残したい場合は「コメント」機能が便利です。該当箇所を選択して「校閲」タブから「新しいコメント」を追加すると、マージンにコメントが表示されます。

コメントには返信もできるため、文書内でディスカッションが可能です。「@（メンション）」機能を使えば、特定の人に通知を送ることもできます。たとえば「@田中さん、この数値を確認してください」とコメントすると、田中さんにメール通知が届きます。

バージョン管理の重要性

提案書は何度も修正を重ねるため、どれが最新版かわからなくなることがあります。ファイル名に日付とバージョン番号を含める習慣をつけましょう。たとえば「提案書_ABC社_20260108_v3.docx」のような命名規則です。

OneDriveやSharePointを使えば、自動的にバージョン履歴が保存されるため、間違って上書きしても以前のバージョンに戻せます。これは特にチームで作業する際の保険になります。

業種別の実践的な提案書作成ノウハウ

一般的な提案書作成のルールに加えて、業種ごとの特殊な要件や暗黙のルールを知っておくと、採用率が格段に上がります。

官公庁向け提案書の特殊要件

官公庁への提案書は、民間企業向けとは全く異なるルールがあります。まず、指定された様式を厳密に守る必要があり、1文字でも枠からはみ出すと失格になることもあります。また、押印が必要な書類、製本の方法、提出部数なども細かく指定されています。

金額の表記も独特で、「消費税込み」か「税抜き」かを明確に記載し、端数処理の方法も仕様書通りにしなければなりません。実績を記載する際も、守秘義務の関係でクライアント名を伏せる場合の表記方法が指定されていることがあります。

私の知人は、完璧な提案書を作成したにもかかわらず、製本時のホッチキスの位置が指定と違うという理由で受理されなかった経験があります。それほど形式が重視される世界です。

外資系企業向けの英文提案書

外資系企業や海外クライアントへの提案書は、英語で作成するケースもあります。Wordの言語設定を英語に変更し、スペルチェックが正しく機能するようにします。

英文提案書では、日本語とは逆に結論を先に述べるスタイルが好まれます。また、ページ数は日本の提案書より短めが好まれ、10ページ以内に収めるのが理想です。詳細な技術情報は別添資料として用意します。

数字の表記も注意が必要で、日本では「10,000円」と表記しますが、欧米では「10,000 JPY」または「JPY 10,000」と通貨記号を明示します。日付も「January 8, 2026」のように月を先に書くアメリカ式と、「8 January 2026」のようなイギリス式があり、相手の国に合わせます。

スタートアップ企業への提案のコツ

大企業と異なり、スタートアップ企業への提案書は、スピード感と柔軟性が重視されます。形式的な長い前置きは不要で、課題と解決策、費用、スケジュールをコンパクトにまとめた5〜10ページ程度の提案書が好まれます。

また、固定価格よりも段階的な料金体系や、成果報酬型の提案が検討されやすい傾向があります。スタートアップは予算が限られているため、MVP（最小実行可能製品）から始めて段階的に拡張していくアプローチを提案すると、受け入れられやすくなります。

提案書作成に役立つ周辺ツールとの連携

Word単体でも優れた提案書は作成できますが、他のツールと組み合わせることで、さらに効率と品質が向上します。

Excelとの連携で動的なデータを埋め込む

見積金額や計算結果をExcelで管理している場合、Wordにリンクとして埋め込むことができます。Excelで「コピー」した後、Wordで「形式を選択して貼り付け」から「リンク貼り付け」を選択します。すると、Excel側でデータを更新すれば、Word内の数値も自動的に更新されます。

これは特に、複数の提案書で共通の価格表を参照する場合に便利です。価格改定があっても、Excelファイル一つを更新するだけで、すべての提案書に反映されます。

PowerPointで作成したビジュアルの活用

複雑な図表やインフォグラフィックは、PowerPointで作成してからWordに貼り付ける方が効率的です。PowerPointの方が図形の配置や装飾の機能が充実しているためです。

作成した図表を「図として保存」してからWordに挿入すれば、レイアウトが崩れる心配がありません。また、元のPowerPointファイルを保管しておけば、後から修正も容易です。

PDFからの情報抽出

クライアントから提供された資料がPDF形式の場合、Adobe Acrobatの「テキスト認識」機能を使えば、スキャンされた文書からもテキストを抽出できます。ただし、そのままコピーすると書式が崩れることが多いため、一度テキストエディタに貼り付けてクリーンアップしてからWordに持ち込むと良いでしょう。

提案書作成のメンタル面でのアドバイス

技術的なスキルと同じくらい重要なのが、提案書作成に向き合うメンタル面です。

完璧主義を捨てる勇気

提案書作成で最も時間を浪費するのが、細部にこだわりすぎることです。もちろん品質は重要ですが、80％の完成度で提出するのと、100％を目指して締切に遅れるのでは、前者の方が評価されることが多いのです。

「とりあえず完成させて、レビューでブラッシュアップする」というマインドセットが重要です。最初から完璧を目指すのではなく、ラフな初稿を早めに作り、そこから改善していく方が、結果的に良い提案書が完成します。

書くことに集中する時間を作る

提案書作成で最も難しいのは、まとまった時間を確保することです。メールや電話で中断されると、思考が途切れて効率が落ちます。

私の経験では、早朝や夕方以降など、比較的静かな時間帯に2〜3時間集中して書くことで、生産性が格段に上がりました。カレンダーに「提案書作成」の予定をブロックし、その間は他の業務を入れないようにする工夫も有効です。

フィードバックを糧にする

提案が採用されなかった場合、それは失敗ではなく学びの機会です。可能であれば、なぜ採用されなかったのかをクライアントに尋ねてみましょう。多くの場合、価格、実績、提案内容のいずれかに理由があります。

その情報を次回の提案に活かすことで、確実にスキルは向上します。社内でも、採用された提案書と不採用だった提案書を比較分析し、成功パターンを見つけることが成長への近道です。

ぶっちゃけこうした方がいい！

ここまで提案書作成の様々なテクニックを紹介してきましたが、正直に言います。最も重要なのは、相手が本当に欲しい情報を、できるだけシンプルに伝えることです。

現場で何十本もの提案書を作成してきた経験から言えるのは、凝ったデザインや長文の説明よりも、「これを採用すると、あなたの会社にこんな良いことがあります」という明確なメッセージの方が圧倒的に響くということです。

個人的には、提案書を書き始める前に、A4用紙1枚に提案のエッセンスを箇条書きで整理する作業を強くお勧めします。クライアントの課題は何か、自社の解決策は何か、それによって得られる成果は何か。これらを3〜5行でまとめられないなら、その提案はまだ煮詰まっていません。

そして、ぶっちゃけた話、最初の2ページで勝負は決まります。表紙と目次を除いて、最初の見開き2ページで「おっ、これは面白そうだ」と思わせられなければ、その後の詳細な説明は読まれない可能性が高いのです。

だから、エグゼクティブサマリーには全力を注ぎましょう。ここに提案の核心、期待される成果、概算費用をコンパクトに盛り込みます。忙しい決裁者は、ここだけ読んで判断することも多いのです。

また、テンプレートは時短の強い味方ですが、丸写しは絶対にNGです。「○○社向け」と書くべきところが「△△社向け」のままだったり、前回のプロジェクト名が残っていたりすると、一発で信頼を失います。テンプレートを使う場合は、必ずチェックリストを作って、カスタマイズすべき箇所を漏れなく確認する仕組みを作りましょう。

VBAマクロについても、最初は難しそうに見えますが、一度作ってしまえば何年も使えます。特に社名置換と目次更新のマクロは、導入効果が絶大です。マクロを恐れず、まずは簡単なものから試してみることをお勧めします。

最後に、提案書は「相手への手紙」だということを忘れないでください。形式的な文書ではなく、相手の課題に真摯に向き合い、本気で解決したいという熱意が伝わる文章を書く。そのためには、相手の業界、競合状況、現在の課題を徹底的にリサーチすることが不可欠です。

時間がない時ほど、この基本に立ち返ることが、実は最も効率的な提案書作成の方法なのです。

Wordで提案書を作る際のよくある質問

提案書の適切なページ数はどれくらいですか

提案書のページ数に絶対的な正解はありませんが、一般的には10〜20ページ程度が目安です。内容が薄いと不十分に見え、長すぎると読まれない可能性があります。エグゼクティブサマリーを1〜2ページに収め、詳細情報は別添資料として用意する方法も効果的です。重要なのは、必要な情報をすべて含みつつ、簡潔にまとめることです。

WordとPowerPointのどちらで提案書を作るべきですか

文章主体で詳細な説明が必要な場合はWord、ビジュアル重視でプレゼンテーション用の場合はPowerPointが適しています。Wordは長文の提案書や技術文書に向いており、後から修正や追加がしやすい利点があります。一方、PowerPointは視覚的なインパクトが強く、プレゼンテーション時に効果的です。多くの企業では、詳細版をWordで、プレゼン用にPowerPointで作成し、両方を用意しています。

提案書にどんな種類のグラフを使えばいいですか

データの性質によって最適なグラフタイプは異なります。時系列の変化を示す場合は折れ線グラフ、項目間の比較には棒グラフ、構成比を表すには円グラフが適しています。複数のデータ系列を比較する場合は積み上げグラフや複合グラフを使います。重要なのは、グラフが直感的に理解できることです。複雑すぎるグラフは避け、必要に応じて複数のシンプルなグラフに分割しましょう。

提案書のフォントは何を使うべきですか

可読性が高く、プロフェッショナルな印象を与えるフォントを選びましょう。日本語では、見出しにメイリオやヒラギノ角ゴシック、本文に游明朝や游ゴシックが推奨されます。欧文ではCalibri、Arial、Times New Romanなどが一般的です。フォントサイズは本文が10.5〜12ポイント、見出しは14〜18ポイントが適切です。装飾的すぎるフォントや、読みにくい明朝体の見出しは避けましょう。

提案書の作成にどれくらい時間をかけるべきですか

提案の規模や複雑さによって異なりますが、一般的な提案書で2〜5日程度が目安です。初日は情報収集とアウトライン作成、2〜3日目で本文とビジュアル作成、最終日は校正と調整に充てます。ただし、大規模プロジェクトの提案書では1〜2週間かかることもあります。余裕を持ったスケジュールを組み、提出期限ギリギリにならないようにしましょう。品質を犠牲にして急いで作成するよりも、十分な時間をかけて完成度を高める方が、採用率は高まります。

今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？

いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」

あなたはこんな経験はありませんか？

✅ ExcelやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦

平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。

LINEでメッセージを送れば即時解決！

すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。

最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。

誰でも無料で使えますので、安心して使えます。

問題は先のばしにするほど深刻化します。

小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。

あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。

相談しに行く

ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。

まとめ

Wordを使った提案書作成は、適切な方法を理解すれば誰でもプロフェッショナルな文書を作成できます。成功の鍵は、クライアントの視点に立ち、明確な価値提案を行うことです。

効果的な提案書には、明確な構成、説得力のある内容、視覚的な魅力が欠かせません。テンプレートやWordの高度な機能を活用することで、作成時間を短縮しつつ品質を向上させられます。ただし、テンプレートに頼りすぎず、各クライアントの状況に合わせてカスタマイズすることが重要です。

また、提案書は一度作成したら終わりではありません。提出後のフォローアップや、採用・不採用の理由を分析して次回に活かすことで、提案スキルは確実に向上していきます。

最新のAI機能や共同編集ツールを活用しながら、読み手に価値を提供する提案書作りに取り組んでいきましょう。あなたの提案が、クライアントのビジネスを成功に導く第一歩となることを願っています。