Word文書での「変更履歴」や「承認」機能がうまく機能しないと悩んでいませんか？ その原因は、実は「Rights Management Services（RMS）」の設定にあるかもしれません。特に企業で使われることが多いRMSが適用されると、変更履歴機能が制限される場合があるのです。本記事では、その原因や解決策について詳しく解説します。
Word 変更履歴承認機能の理解と「RMS」の影響
Wordのイメージ
Wordの変更履歴承認機能は、文書の編集履歴を追跡し、他のユーザーが行った変更を確認するための重要なツールです。しかし、この機能が有効でない場合、特にRMSが適用されていると、次のような制限が発生します。
RMSが適用されると変更履歴機能が無効化される理由
RMSは、文書の権限を制御し、特定のユーザーのみが変更や編集を行えるようにする仕組みです。これにより、変更履歴を保存することができなくなる場合があります。具体的には、RMSが「フルコントロール」権限を持っていないユーザーに対して、変更履歴や承認機能が無効化されるのです。
RMSと変更履歴機能の関係
RMSが適用されたWord文書では、変更履歴の記録や承認機能を利用するためには、ユーザーが「フルコントロール」の権限を持っている必要があります。これが満たされていない場合、変更履歴を記録する機能や変更を承認する機能は無効になり、文書管理が困難になります。
Wordの変更履歴承認機能を使うための設定方法
では、どうすれば「RMS」によって無効化された変更履歴機能を有効にできるのでしょうか？ 実際の設定方法について解説します。
ユーザーに「フルコントロール」権限を付与する
RMSで保護されたWord文書を編集できるようにするためには、ユーザーに「フルコントロール」権限を与える必要があります。これにより、変更履歴を記録し、変更の承認や拒否を行うことが可能になります。
SharePointライブラリのアクセス権限を調整する
もし文書がSharePointのドキュメントライブラリに保存されている場合は、ライブラリ内でのアクセス権限を調整することも重要です。SharePoint内で「フルコントロール」のアクセス権限を設定すれば、RMSが適用されていても変更履歴を使用できるようになります。
変更履歴オプションを適切に設定する
Wordの「変更履歴オプション」を適切に設定することで、変更履歴が正しく記録されるようにします。これには、ユーザーが「フルコントロール」権限を持っていることが前提となります。
Word 変更履歴承認に関する疑問解決
ここでは、よくある質問とその答えを紹介し、さらに深い理解を得られるようにします。
Q1: RMSが適用されている場合、どうして変更履歴機能が無効になるのですか？
A1: RMSは、ユーザーのアクセス権を細かく制御します。変更履歴機能は、ユーザーが編集した内容を記録するためのものであり、「フルコントロール」権限を持たないユーザーにはこの機能を提供できません。このため、RMSによるアクセス権制限が影響します。
Q2: 「フルコントロール」を与えることで、どんな変更が可能になりますか？
A2: 「フルコントロール」権限を与えることで、文書のすべての変更を追跡し、承認・拒否を行うことができるようになります。これにより、チーム内でのコラボレーションがスムーズになり、ドキュメント管理の効率が向上します。
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まとめ
Wordの変更履歴と承認機能を使用するためには、RMSの設定が重要な役割を果たします。RMSが適用されていると、ユーザーが「フルコントロール」権限を持っていない限り、変更履歴機能は無効になり、承認作業ができなくなります。これを解決するためには、ユーザーの権限を適切に設定することが必要です。
「変更履歴」や「承認」の機能がうまく動作しない場合は、RMSの設定を見直し、必要に応じて権限の調整を行いましょう。これにより、チーム内での文書管理やコラボレーションがスムーズに進み、業務効率が大きく向上するでしょう。
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