Wordで作成した文書に対する変更履歴の承認作業。これ、ちょっと複雑に感じる方も多いのではないでしょうか？特に、複数のメンバーで文書を編集している場合、どの変更を承認すべきか判断するのは意外と大変です。そんな悩みを解消するために、この記事では「Word 変更履歴 承認」の方法を初心者でも5分で理解できるように、ステップごとに分かりやすく解説します。
さらに、実務で役立つ便利な小技や、知っておくと非常に便利な変更履歴の操作方法も紹介します。あなたが今抱えている「変更履歴をどう扱えばいいのか？」という疑問も、この記事を読めば完全に解決できます！
変更履歴の基本的な操作方法をマスターしよう
Wordのイメージ
Wordの変更履歴機能は、複数の編集者が同じ文書を編集する際に、誰がどの部分をどのように変更したのかを記録するために非常に便利なツールです。この機能を使えば、文書の校正作業がスムーズに進み、ミスを防げるだけでなく、編集者間のコミュニケーションも円滑に進みます。
まずは、変更履歴の基本的な設定と操作方法を確認してみましょう。
変更履歴の記録方法
- 「校閲」タブに移動します。
- 「変更履歴の記録」をクリックすると、変更履歴がオンになります。
- 文書を編集します。文字の追加や削除、書式変更などがすべて記録されます。
変更履歴を表示する方法
変更履歴を表示するには、次の手順を試してみましょう
1. 「校閲」タブで「変更内容の表示」をクリック。
2. そこで「シンプルな変更履歴」や「すべての変更履歴」などを選択できます。
変更履歴の承認方法を理解しよう
文書の編集が終了したら、次に行うのは変更履歴の承認作業です。これにより、最終的な文書が確定します。
変更を個別に承認する方法
1. 「校閲」タブで「次へ」をクリックして、文書内の変更箇所を1つずつ確認します。
2. 各変更箇所の内容を確認し、「承諾」をクリックして、その変更を文書に反映させます。
すべての変更を一括で承認する方法
複数の変更箇所を一度に承認したい場合は、以下の手順で一括承認できます。
1. 「校閲」タブの「承諾」をクリック。
2. 「すべての変更を反映」を選択します。
変更を元に戻す方法
もし変更内容が不適切だった場合や、元に戻したい場合は「元に戻す」を選択します。個別の変更を元に戻すことができるほか、すべての変更を一括で元に戻すことも可能です。
Word変更履歴承認に関するよくある疑問
変更履歴の承認作業を進めていく中で、いくつかの疑問が浮かぶかもしれません。ここでは、よくある質問にお答えします。
Q: 変更履歴を表示しない設定にする方法は？
変更履歴を非表示にしたい場合、以下の手順で設定できます。
1. 「校閲」タブの「変更内容の表示」をクリック。
2. 「変更履歴/コメントなし」を選択すると、変更履歴が非表示になります。
Q: 印刷時に変更履歴を非表示にする方法は？
変更履歴が印刷に含まれないようにするには、以下の手順を試してみましょう。
1. 「ファイル」タブで「印刷」を選択。
2. 印刷プレビューの設定から「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外します。
Q: 変更履歴の色を変更する方法は？
変更履歴の色を変更したい場合は、以下の手順で設定できます。
1. 「校閲」タブで「変更履歴のオプション」をクリック。
2. 「詳細オプション」を選択し、挿入や削除に使う色を設定できます。
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まとめ
Wordの「変更履歴 承認」機能は、チームで文書を編集する際に非常に役立ちます。変更を一つずつ承認したり、すべての変更を一括で反映させたりすることで、編集作業を効率化できます。さらに、変更履歴の色や表示方法、印刷設定などを調整することで、より使いやすくカスタマイズできます。
この記事で紹介した方法を参考にすれば、あなたもWordの変更履歴機能をマスターできるはずです！
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