「Wordで文書を編集しているとき、変更履歴が残ってしまって困ったことはありませんか？」特に、契約書や報告書など、他の人に送る前に履歴を消したい場面で、うっかり上書き保存してしまうと、変更履歴が残ったまま送信されてしまいます。でも、安心してください。このガイドでは、初心者の方でもわかりやすく、変更履歴を上書き保存しない方法をお伝えします。
変更履歴とは？
Wordのイメージ
まず、変更履歴とは、文書に加えた変更点を記録する機能です。例えば、文字を追加したり削除したり、書式を変更したりすると、その内容が記録として残ります。これにより、誰がどんな変更を加えたのかを後から確認することができます。
変更履歴を上書き保存しない方法
変更履歴を上書き保存しないためには、以下の手順を実行してください。
- 文書を開いたら、上部のメニューから「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴の記録」をクリックして、変更履歴の記録をオンにします。
- 編集を行うと、変更箇所が記録として残ります。
- 編集が完了したら、「校閲」タブの「変更履歴の記録」を再度クリックして、変更履歴の記録をオフにします。
- 文書を保存する際に、「名前を付けて保存」を選択し、新しいファイル名を付けて保存します。
これで、変更履歴が記録された文書を上書き保存せず、新しいファイルとして保存することができます。
変更履歴を削除する方法
もし、変更履歴を完全に削除したい場合は、以下の手順を実行してください。
- 文書を開いたら、「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループにある「承諾」をクリックします。
- 表示されたメニューから「すべての変更を反映」を選択します。
これで、すべての変更履歴が文書に反映され、変更履歴が削除されます。
変更履歴を非表示にする方法
変更履歴を削除せずに、表示を非表示にしたい場合は、以下の手順を実行してください。
- 文書を開いたら、「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループにある「変更内容の表示」をクリックします。
- 表示されたメニューから「変更履歴/コメントなし」を選択します。
これで、変更履歴が非表示になり、文書がすっきりと見やすくなります。
よくある質問や疑問
変更履歴を完全に削除したのに、再度表示されるのはなぜですか？
変更履歴を削除しても、文書を保存する際に「名前を付けて保存」を選択せずに上書き保存してしまうと、変更履歴が再度表示されることがあります。そのため、変更履歴を削除した後は、必ず新しいファイル名で保存するようにしましょう。
変更履歴を非表示にしても、他の人に送ると履歴が見えることはありますか？
はい、変更履歴を非表示にしても、他の人が文書を開いた際に変更履歴が表示されることがあります。そのため、他の人に送る前に、変更履歴を完全に削除するか、新しいファイル名で保存することをおすすめします。
変更履歴を削除した後、元に戻すことはできますか？
変更履歴を削除した後は、元に戻すことはできません。そのため、変更履歴を削除する前に、文書のバックアップを取っておくことをおすすめします。
まとめ
Wordでの変更履歴の取り扱いは、文書の管理や共有において重要なポイントです。変更履歴を上書き保存しないためには、編集前に「変更履歴の記録」をオンにし、編集後にオフにして新しいファイル名で保存することが大切です。また、変更履歴を削除する際は、「校閲」タブの「承諾」から「すべての変更を反映」を選択し、変更履歴を非表示にする際は、「変更履歴/コメントなし」を選択することで、文書をすっきりと見やすくすることができます。
もし、さらに詳しい操作方法や、他のWordの機能について知りたい場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。
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