パソコンを使っていると、「あれ？保存したつもりが…」なんてこと、ありませんか？特に、文書を作成している途中でパソコンが固まったり、電源が切れたりすると、大切な作業が消えてしまうことがありますよね。そんなときに頼りになるのが、ショートカットキーを使った「上書き保存」です。
でも、「ショートカットキーって難しそう…」と思っていませんか？安心してください。この記事では、初心者の方でもわかりやすく、親しみやすい言葉で、Wordでの上書き保存の方法をお伝えします。
上書き保存って何？
Wordのイメージ
まず、「上書き保存」とは、すでに保存したファイルに新しい内容を追加して保存することです。例えば、手紙の内容を途中まで書いて保存しておき、後で続きを書いて保存する場合などです。これにより、最新の内容が常に保存され、安心して作業を進められます。
上書き保存のショートカットキーはこれ！
上書き保存を素早く行うためのショートカットキーは、以下の通りです。
Windowsの場合「Ctrlキー + Sキー」
Macの場合「Commandキー + Sキー」
これらのキーを同時に押すだけで、すぐに上書き保存が完了します。覚えておくと、とても便利ですよ。
上書き保存を使うタイミングはいつ？
上書き保存は、以下のようなタイミングで使うと効果的です。
文章を少し書いたら進捗を保存しておくことで、万が一のトラブルにも安心です。
作業を中断する前作業を中断する前に保存しておくことで、再開時にスムーズに作業を始められます。
定期的に一定時間ごとに保存する習慣をつけると、データの消失を防げます。
上書き保存ができないときはどうする？
上書き保存ができない場合、以下の原因と対処法を試してみてください。
ファイルが「読み取り専用」になっているファイルを右クリックし、「プロパティ」を選択。「読み取り専用」のチェックを外してみてください。
ファイルがまだ保存されていない新規に作成したファイルは、まず「名前を付けて保存」を行ってから、上書き保存を試みてください。
保存先に書き込み権限がない保存先のフォルダに書き込み権限があるか確認し、必要に応じて権限を変更してください。
よくある質問や疑問
Q1: 上書き保存と名前を付けて保存の違いは何ですか？
上書き保存は、すでに保存したファイルに新しい内容を追加して保存することです。一方、名前を付けて保存は、別の名前や場所に新しいコピーを保存することです。例えば、同じ内容の文書を別の名前で保存したいときに使います。
Q2: 上書き保存を忘れてしまった場合、内容は戻せますか？
多くのソフトウェアでは、作業中の内容を自動的に保存する「自動保存」機能があります。また、クラウドサービスを利用している場合、過去のバージョンを復元できることもあります。詳細は使用しているソフトウェアやサービスのヘルプを参照してください。
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まとめ
Wordでの上書き保存は、こまめに行うことで、大切なデータを守ることができます。ショートカットキー「Ctrl + S（Windows）」または「Command + S（Mac）」を覚えて、作業中に頻繁に保存する習慣をつけましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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