パソコンを使っていると、「あれ？この文字、全部変えたかったのに…」と気づくこと、ありませんか？たとえば、文書内の「サイトウ」を「斉藤」に一括で直したいとき、ひとつずつ手作業で直すのは大変ですよね。そんなときに便利なのが、Microsoft Wordの「置換」機能です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、文字を一括で処理する方法をお伝えします。
Wordの「置換」機能で文字を一括変更する方法
Wordのイメージ
置換機能を開く
まずは、Wordを開いてください。そして、画面上部の「ホーム」タブをクリックし、「編集」グループの中にある「置換」を選びます。もしくは、キーボードの「Ctrl」キーと「H」キーを同時に押すと、直接「検索と置換」ウィンドウが開きます。
変更したい文字を入力
「検索する文字列」のボックスに、今の文字（たとえば「サイトウ」）を入力します。そして、「置換後の文字列」のボックスに、新しい文字（たとえば「斉藤」）を入力します。
一括で変更する
すべての該当箇所を一度に変更したい場合は、「すべて置換」をクリックします。すると、文書内の「サイトウ」がすべて「斉藤」に変わります。もし、ひとつずつ確認しながら変更したい場合は、「次を検索」をクリックし、該当箇所が見つかるたびに「置換」をクリックします。
変更結果を確認
変更が完了すると、「○件の置換が完了しました」と表示されます。これで、文書内の該当文字がすべて変更されたことが確認できます。
書式を一括で変更する方法
文字の内容だけでなく、フォントや色などの書式も一括で変更したい場合、少し工夫が必要です。
高度な検索と置換を開く
「検索と置換」ウィンドウで、「オプション」をクリックし、「高度な検索と置換」を選択します。
書式を指定する
「検索する文字列」のボックスに何も入力せず、「書式」ボタンをクリックして、変更したい書式（たとえば、赤字の太字）を指定します。同様に、「置換後の文字列」のボックスにも何も入力せず、「書式」ボタンをクリックして、新しい書式（たとえば、青色の太字）を指定します。
一括で書式を変更する
設定が完了したら、「すべて置換」をクリックします。すると、指定した書式が文書内の該当箇所に一括で適用されます。
よくある質問や疑問
Q1: 置換機能で誤ってすべての文字を変更してしまった場合、元に戻せますか？
はい、できます。変更後にすぐに「Ctrl」キーと「Z」キーを同時に押すと、直前の操作を取り消すことができます。これで、変更前の状態に戻すことができます。
Q2: 特定の範囲だけを置換したい場合、どうすればいいですか？
置換を実行する前に、変更したい範囲をマウスで選択してください。その状態で「置換」機能を使うと、選択した範囲内だけが対象となります。
Q3: 複数のWordファイル内の文字列を一括で置換する方法はありますか？
複数のファイルを一括で置換するには、Wordの「検索と置換」機能では難しい場合があります。その場合、Excelの「検索と置換」機能を使用して、複数のファイル名を一括で変更することができます。また、PowerShellスクリプトを使用して、複数のファイル内の文字列を一括で置換することも可能ですが、これらの方法は専門的な知識が必要です。
まとめ
Wordの「置換」機能を使うことで、文書内の文字や書式を一括で変更することができます。手作業での修正に比べて、時間を大幅に短縮でき、ミスも減らすことができます。特に、長い文書や同じ文字が何度も登場する場合に非常に便利です。
操作に不安がある方も、今回の手順を参考にして、ぜひ試してみてください。わからないことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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