Wordの差し込みフィールド設定を初心者でもわかりやすく解説

Wordで差し込みフィールドを使いたいけれど、どう設定すればよいか分からないという方へ。この記事では、パソコンやスマホに不安がある45歳以上の方々にも親しみやすく、ステップバイステップで解説します。差し込み印刷を使って、宛名ラベルや名刺、案内状などを効率よく作成できるようになりますよ。

差し込みフィールドとは？

Wordのイメージ

差し込みフィールドとは、Word文書に他の情報を自動で挿入するための仕組みです。例えば、宛名ラベルを作成する際に、名前や住所などを一つ一つ手入力するのではなく、あらかじめ用意したデータを差し込むことで、効率的に作成できます。

差し込みフィールドを設定するには、以下の手順を踏みます。

差し込みフィールドを挿入した後、表示される内容の書式を変更したい場合があります。例えば、日付の表示形式を変更したり、数値を通貨形式にしたりすることができます。

差し込みフィールドを使用する際には、以下の点に注意してください。

Excelなどの表計算ソフトで、1行目にフィールド名（例名前、住所）を入力し、2行目以降にデータを入力します。保存する際は、CSV形式で保存すると、Wordで読み込みやすくなります。

フィールドを右クリックし、「フィールドの編集」を選択すると、フィールドコードを編集することができます。ここで書式を追加することで、表示形式を変更できます。

「差し込み文書」タブの「プレビュー結果」をクリックすると、差し込まれた内容を確認できます。印刷前に内容をチェックすることで、誤りを防ぐことができます。

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差し込みフィールドを活用することで、手間を省き、効率的に文書を作成することができます。最初は難しそうに思えるかもしれませんが、ステップバイステップで進めていけば、誰でも習得できます。ぜひ、実際に手を動かしながら、差し込みフィールドを使ってみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。