Wordで作業手順書を簡単に作成する方法｜初心者でも安心のステップアップガイド

「作業手順書を作りたいけど、パソコン操作に自信がない」「Wordを使ったことがないけれど、どうやって始めればいいの？」そんなお悩みをお持ちの方へ、初心者でも安心して取り組める作業手順書の作成方法をご紹介します。45歳以上の方でも安心して取り組める内容で、わかりやすく解説します。

作業手順書とは？

Wordのイメージ

作業手順書とは、業務を行う際の「やり方」を順番にまとめたものです。例えば、「パソコンの電源を入れる」「メールを送る」「書類をファイルに保存する」など、日常の業務を誰でも同じように行えるようにするためのガイドブックのようなものです。

ここがポイント！

手順書を作成する前に、まず「誰が」「何のために」使うのかを考えましょう。例えば、新入社員向けのマニュアルなのか、特定の業務を担当する人向けなのかによって、内容や書き方が変わります。

次に、手順書に書く内容を整理します。業務の流れを順番に書き出し、どの作業がどの順番で行われるべきかを明確にしましょう。

Wordを開き、「白紙の文書」を選択します。以下の手順で進めましょう。

文書の見た目も大切です。適切な余白を設定し、文字の大きさや行間を調整して、読みやすいレイアウトにしましょう。

作成した手順書を実際に使ってみて、わかりにくい部分や誤りがないかを確認し、必要に応じて修正します。

Wordには、あらかじめデザインされたテンプレートが多数用意されています。「ファイル」→「新規作成」から「マニュアル」や「手順書」などのキーワードで検索すると、目的に合ったテンプレートが見つかります。

Wordの「挿入」タブから「画像」や「スクリーンショット」を選択することで、図や画像を簡単に挿入できます。これにより、視覚的にわかりやすい手順書を作成できます。

作成した手順書は、「ファイル」→「名前を付けて保存」からPDF形式で保存することで、他の人と簡単に共有できます。また、OneDriveなどのクラウドサービスを利用すれば、複数人で同時に編集することも可能です。

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作業手順書の作成は、業務を標準化し、ミスを減らすために非常に重要です。Wordを使えば、初心者でも簡単に手順書を作成することができます。今回ご紹介したステップを参考に、ぜひ取り組んでみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。