皆さん、Wordで文書を作成していると、他の人と共同で編集することや、以前のバージョンと最新のバージョンを比較したいと思うことはありませんか？そんなときに便利なのが、Wordの「文書比較」機能です。今回は、この機能を使って、2つの文書の違いを簡単に確認し、変更履歴を追跡・可視化する方法をご紹介します。
文書比較機能とは？
Wordのイメージ
Wordの文書比較機能は、2つの文書を比較して、どこが変更されたのかを一目で確認できる便利な機能です。例えば、元の文書と修正後の文書を比較して、追加・削除・修正された箇所を明確に表示してくれます。これにより、共同作業や校閲作業がスムーズに進みます。
文書比較機能の使い方
では、具体的な使い方を見ていきましょう。
- まず、Wordを起動し、比較したい2つの文書を用意します。
- どちらか一方の文書を開き、上部の「校閲」タブをクリックします。
- 「比較」グループの中にある「比較」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「比較」を選択します。
- 「文書の比較」ダイアログボックスが表示されるので、左側の「元の文書」欄で元の文書を選択し、右側の「変更された文書」欄で修正後の文書を選択します。
- 両方の文書を選択したら、「OK」ボタンをクリックします。
これで、Wordが自動的に2つの文書を比較し、変更点を表示してくれます。変更箇所は赤字や取り消し線などで示されるため、どこがどのように変わったのかが一目でわかります。
変更履歴の追跡と可視化
文書比較機能を使うことで、以下のようなメリットがあります。
- 共同編集の際の変更点の把握複数人で文書を編集する場合、誰がどの部分を変更したのかを簡単に確認できます。
- バージョン管理文書の異なるバージョン間の差異を比較することで、どのような修正が加えられたかを追跡できます。
- 校閲作業の効率化校閲者が加えた変更点を明確に表示し、修正箇所を可視化できます。
例えば、あるプロジェクトで初稿と最終稿を比較したい場合、この機能を使うことで、どの部分が修正されたのかを簡単に確認できます。これにより、修正漏れや誤解を防ぐことができます。
よくある質問や疑問
文書比較機能はどのバージョンのWordで利用できますか？
文書比較機能は、Word 2010以降のバージョンで利用可能です。ただし、バージョンによっては操作手順や画面表示が若干異なる場合がありますので、ご使用のバージョンに合わせて操作してください。
比較結果を保存することはできますか？
はい、できます。比較結果が表示された状態で、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、任意の場所に保存してください。これにより、比較結果を後で参照することができます。
まとめ
Wordの文書比較機能を活用することで、文書の変更点を簡単に確認し、共同作業や校閲作業を効率化できます。ぜひ、この機能を使って、日々の業務やプロジェクトをスムーズに進めてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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