Wordを使っていると、「誰が、どこを、どんなふうに直したのか」を確認したくなること、ありませんか？ 特に、誰かと一緒に文書を作成したり、上司からの指示を反映させたりするとき、この「変更履歴」機能がとても役立ちます。今回は、パソコンやWordに不安がある方でも安心して使えるよう、優しく丁寧に解説しますね。
変更履歴って何？
Wordのイメージ
Wordの「変更履歴」は、文書に加えた変更内容を記録する機能です。これを使うと、誰が、どこを、どんなふうに直したのかを一目で確認できます。例えば、上司から送られてきた報告書にコメントを加えたり、誤字を修正したりする際に、この機能を使うと、相手がどの部分を変更したのかがすぐにわかります。
変更履歴を使う準備まずはここから
1. Wordを開く
まず、Wordを起動し、変更履歴を設定したい文書を開きます。
2. 「校閲」タブをクリック
画面上部のメニューから「校閲」タブをクリックします。
3. 「変更履歴の記録」をオンにする
「校閲」タブ内にある「変更履歴の記録」ボタンをクリックして、変更履歴をオンにします。これで、文書に加えた変更がすべて記録されるようになります。
変更履歴の見え方どんなふうに表示されるの？
変更履歴をオンにした状態で文書を編集すると、以下のように表示されます
追加した文字下線が付き、色付きで表示されます。
削除した文字取り消し線が引かれ、右側に表示されます。
書式の変更フォントや色、太字などの変更も記録されます。
変更履歴の確認方法どこをどう直したのかを見るには？
1. 「変更履歴ウィンドウ」を表示する
「校閲」タブの「変更履歴」の項目にある「［変更履歴］のウィンドウ」をクリックすると、Wordウィンドウの左側に変更履歴が表示されます。これで、誰がどのように変更したのかを確認できます。
2. 変更箇所にカーソルを合わせる
変更された部分にカーソルを合わせると、変更内容の詳細が表示されます。
変更履歴の承認・拒否変更を反映させるには？
変更履歴を確認したら、次はその変更を文書に反映させるか、元に戻すかを決めます。
1. 変更を承認する
変更箇所を右クリックし、「挿入を承認」または「削除を承認」を選択します。これで、その変更が文書に反映されます。
2. 変更を元に戻す
変更箇所を右クリックし、「挿入を元に戻す」または「削除を元に戻す」を選択します。これで、その変更が取り消されます。
変更履歴をオフにする記録を終了するには？
作業が終わったら、変更履歴の記録を終了します。
1. 「変更履歴の記録」をクリック
「校閲」タブの「変更履歴の記録」ボタンをクリックすると、変更履歴の記録がオフになります。
よくある質問や疑問
変更履歴を表示しないように設定を変える方法は？
変更履歴を記録した場合、「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更内容の表示」から「変更履歴/コメントなし」を選択して保存しても、次にファイルを開いたときに変更履歴が表示されてしまうことがあります。そんなときは、以下の手順で設定を変更できます
1. 「ファイル」タブをクリック
画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
2. 「オプション」を選択
メニューから「オプション」を選択します。
3. 「トラストセンター」を選択
左側のメニューから「トラストセンター」を選択します。
4. 「トラストセンターの設定」をクリック
右側の「トラストセンターの設定」をクリックします。
5. 「プライバシーオプション」を選択
左側のメニューから「プライバシーオプション」を選択します。
6. 「ファイルを開くまたは保存するときに、非表示になっている変更履歴/コメントを表示する」のチェックマークを外す
「ファイルを開くまたは保存するときに、非表示になっている変更履歴/コメントを表示する」のチェックマークを外します。
7. 「OK」をクリック
設定を保存するために「OK」をクリックします。
これで、次回ファイルを開いたときに変更履歴が表示されなくなります。
変更履歴が印刷されないようにするには？
Wordで作成した文書を印刷する際、変更履歴やコメントも表示されて印刷されてしまうことがあります。印刷時に簡単な設定を行うことで、変更履歴やコメントを非表示にして印刷することができます
1. 「ファイル」タブをクリック
画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
2. 「印刷」を選択
メニューから「印刷」を選択します。
3. 「変更履歴/コメントの印刷」のチェックマークを外す
「変更履歴/コメントの印刷」のチェックマークを外します。
4. 「印刷」をクリック
設定を保存するために「印刷」をクリックします。
これで、変更履歴やコメントが非表示になった状態で印刷されます。
変更履歴の色を変えたい
通常、変更履歴の記録をした際、変更が加えられた箇所は、「挿入」「削除」といった変更内容に応じて、また、変更したユーザーに応じて色分けがされていますが、「挿入」「削除」といった変更履歴の色を統一することが可能です。変更できるのは、「変更履歴の色」で、編集したユーザーの色は自動で振り分けられるためユーザーカラーを変更することはできません
1. 「校閲」タブをクリック
画面上部のメニューから「校閲」タブをクリックします。
2. 「変更履歴オプション」をクリック
「変更履歴」グループにある「変更履歴オプション」をクリックします。
3. 「詳細オプション」をクリック
「詳細オプション」をクリックします。
4. 「挿入された箇所」と「削除された箇所」の色を変更する
「挿入された箇所」と「削除された箇所」の色を変更します。
5. 「OK」をクリック
設定を保存するために「OK」をクリックします。
これで、変更履歴の色が設定した色に変わります。
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まとめ
Wordの変更履歴機能は、文書の編集履歴を管理するための強力なツールです。初心者の方でも、基本的な操作を覚えることで、誰がどの部分を変更したのかを簡単に確認できるようになります。ぜひ、この記事を参考にして、変更履歴機能を活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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