Wordのバージョン管理を初心者でもわかりやすく解説！

Wordで文書を作成していると、「この前の修正内容はどうだったかな？」とか「誰がいつ何を変更したんだろう？」といった疑問が出てきますよね。そんなときに便利なのが、Wordの「バージョン管理」機能です。

でも、パソコンに詳しくないと、「バージョン管理って何？」って思うかもしれません。安心してください。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Wordのバージョン管理についてお伝えします。

Wordのバージョン管理って何？

Wordのイメージ

Wordのバージョン管理とは、文書の変更履歴を記録し、過去の状態に戻したり、誰がどんな変更を加えたのかを確認できる機能です。これを使うと、文書の進化の過程を追跡できるので、安心して編集作業ができます。

例えば、家族で旅行の計画を立てるとき、みんなで同じ文書を編集していると、誰かが間違って大事な情報を消してしまうことがありますよね。そんなときでも、バージョン管理を使って過去の状態に戻すことができるので、安心です。

Wordでバージョン管理を使うには、まず文書をOneDriveやSharePointに保存する必要があります。これらのクラウドサービスを使うことで、文書の自動保存や共有が簡単にできます。

保存した文書を開くと、過去のバージョンを確認したり、復元したりすることができます。具体的な手順は以下の通りです。

これで、過去の状態に戻すことができます。

文書を複数人で編集していると、誰がどんな変更を加えたのか気になりますよね。そんなときに便利なのが「変更履歴」機能です。

この機能を使うと、文書内で加えられた変更が色付きで表示され、誰がどんな変更を加えたのかが一目でわかります。具体的な手順は以下の通りです。

これで、誰がどんな変更を加えたのかを確認することができます。

バージョン管理を使うには、文書をOneDriveやSharePointに保存する必要があります。これらのクラウドサービスを使うことで、文書の自動保存や共有が簡単にできます。

変更履歴を使うと、誰がどんな変更を加えたのかが一目でわかります。これにより、複数人での編集作業がスムーズになり、誤って重要な情報を削除してしまうリスクを減らすことができます。

バージョン管理は、文書全体の過去の状態に戻すことができる機能です。一方、変更履歴は、文書内で加えられた変更を追跡する機能です。状況に応じて、両方を組み合わせて使うと効果的です。

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Wordのバージョン管理と変更履歴機能を使うことで、文書の編集作業がより安心・安全になります。特に、複数人で文書を編集する際には、これらの機能を活用することで、誤って重要な情報を削除してしまうリスクを減らすことができます。

もし、これらの機能の使い方についてさらに詳しく知りたい場合や、操作に関して不明な点があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。