この記事を読むと、もう「Wordで見積書の作成なんて無理…」なんて心配は無用です。パソコンやスマホに親しみが薄いあなたでも、つまずかずに見積書が作れるように、ゼロから丁寧にお伝えしますよ。
最初にこの記事のポイントをざっくりお伝えしますね
ここではまず、どんな見積書を作るべきか、Word での手順もお伝えします。サンプルテンプレートの良いところ、ちょっと直すともっと便利になる部分もお話ししますね。あと、初心者の方でも迷わないように、用語はできるだけやさしく、会話みたいに書いてます。
ぜひ安心して読み進めてくださいね。
Wordで見積書を作成ってどうすればいい？基本の「き」
Wordのイメージ
必要な項目を押さえよう
初心者さんがまず悩むのが、「見積書に何が必要なの？」ってところですよね。でも安心してください。基本だけなら覚えやすいです。
- 見積書のタイトルは「見積書」とはっきり書きましょう
- いつ作ったかを分かるように発行日を入れます
- 管理用の見積番号を付けると後で探しやすいです
- 自分（発行者）の会社名や住所、電話番号などの発行者情報は忘れずに
- お客さまの会社名や担当者名などの宛先も書きましょう
- 何を売るのか、どれくらいか、単価などをまとめた見積内容（数量・単価・小計・税・合計）は必須です
- いつまでに支払いがあるのかを分かるように支払条件もあるといいですね
- この見積、いつまで有効か、という有効期限も入れておくと安心です
- 注意書きなどを書ける備考欄があると便利です
これだけ覚えておけば、ちゃんと役立つ見積書が作れます。詳しくはビジネス向けの解説サイトでも同じような項目が挙げられていますよ。
見やすいフォーマットの工夫ポイント
せっかく作っても見づらかったら残念です。ちょっと工夫するだけでグンと見やすくなりますよ。例えば
- 表を使えば数字を区切って見やすく整理できます
- 合計金額は太字にして目立たせると伝わりやすい
- ロゴや色を変えて、自社らしいデザインにしてもOK
シンプルなテンプレートだと、こういった調整も自分で気軽にできて便利です。実際、シンプルな Word テンプレートが人気なんです。
Word で見積書 作成初心者さん向けステップバイステップ
ステップその1テンプレートを選ぶ or 自分で作る？
Word には「テンプレート」っていう便利な下書きが最初から用意されていることがあります。
- 必要なたったの数項目に入力するだけで見積書ができちゃうテンプレートもあって、とてもラクちんです
- でも「自分でイチから書きたい」「ルールがよく分からない」というなら、白紙から必要な項目だけ自分で作るのもアリです
テンプレートを使えば、初心者さんでも迷いにくいのでおすすめです。
ステップその2必要項目を入力しよう
テンプレートがあるならそこに必要な情報を順番に入力するだけ。自分で作ってる場合は、表を作って順番に並べていくと分かりやすいです。
- まずは「見積書」タイトル
- 次に上で挙げた発行日や宛先などを順に書いていきましょう
- 商品名・数量・単価なども表形式で整理がオススメです
ステップその3仕上げは PDF にして安心をプラス
Word のままだと、後から誰かが数字を間違えてしまうこともあるかもしれません。
PDF に変えておけば、数字などが変えられなくなるので安心ですよ。
よくある質問や疑問
テンプレートが見当たらないんですけど、どうすればいい？
こういうときは、「Word を開いて、ファイル→新規→検索で『見積書』と打ってみると、テンプレート候補が出てくることがありますよ。それでも出なければ、無料配布サイトからダウンロードするのも手です。
Word で自分で作るとき、表が上手く揃わなくて困ります…
Wordの表機能を使うと、行や列をクリックするだけでキレイにそろえられます。慣れないうちは「表を挿入」から始めるのが簡単ですし、サイズの調整も表の端をドラッグするだけでOKです。
PDF にしても「見積書在中」ってどうやって書くの？
封筒に入れて郵送するなら、Word に「見積書在中」と一言だけ書いて、太字にしておくと分かりやすいです。PDF にする前に書いておけば、印刷したときにきちんと載ります。
まとめ
Word を使った見積書の作り方は、テンプレートや基本の必要項目をおさえてしまえば、初心者の方でも大丈夫。表の使い方や PDF にして安心させる工夫も、慣れてくれば自然にできるようになります。パソコンが苦手な45～55歳以上のあなたでも、きっとできちゃいますよ。
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