Wordの校閲機能と変更履歴の使い方【初心者向け解決ガイド】

皆さん、Wordで文書を作成するとき、他の人と共同で編集することがありますよね。そんなとき、誰がどこを修正したのか分からなくなって困った経験はありませんか？今回は、そんなお悩みを解決するWordの「校閲」機能と「変更履歴」の使い方をご紹介します。これを使えば、文書の変更箇所が一目で分かり、共同作業がスムーズになりますよ。

Wordの校閲機能とは？

Wordのイメージ

まず、「校閲」とは、文書の誤りをチェックしたり、他の人と共同で編集するときに便利な機能が集まったタブのことです。具体的には、以下のような機能があります

今回は、この中でも「変更履歴の記録」に焦点を当てて説明します。

変更履歴の記録をオンにする方法

では、実際に変更履歴の記録を使ってみましょう。手順は以下の通りです

これで、文書内の変更がすべて記録されるようになります。例えば、文字を追加したり削除したりすると、その箇所が赤字や取り消し線で表示され、誰がどの部分を修正したのか一目で分かります。

変更履歴の表示方法をカスタマイズする

変更箇所が多くなると、文書が見づらくなることがあります。そんなときは、表示方法を調整してみましょう。

例えば、「シンプルな変更履歴/コメント」を選ぶと、変更箇所が簡略化されて表示され、文書がすっきり見やすくなります。

変更を承諾または元に戻す方法

編集が終わったら、記録された変更を確認し、最終的な文書を確定させましょう。

これで、文書内の変更が確定し、最終版の完成です。

よくある質問や疑問

Q1. 変更履歴が表示されない場合はどうすればいいですか？

変更履歴が表示されない場合、「変更履歴の記録」がオフになっている可能性があります。「校閲」タブの「変更履歴の記録」ボタンが押されているか確認し、必要に応じてクリックしてオンにしてください。

Q2. コメントを追加するにはどうすればいいですか？

コメントを追加したい箇所を選択し、「校閲」タブの「新しいコメント」ボタンをクリックします。すると、右側にコメント欄が表示され、メモを入力できます。

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まとめ

いかがでしたか？Wordの「校閲」機能と「変更履歴の記録」を活用することで、共同作業がより効率的になります。最初は少し戸惑うかもしれませんが、慣れてくるととても便利ですよ。ぜひ試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。