Wordのスタイルとアウトラインを使いこなす！初心者でもわかる文書作成術

文章を作成していると、「見出しの番号がうまくつかない」「目次が自動で作れない」など、思うようにいかないことがありますよね。そんなときに役立つのが、Microsoft Wordの「スタイル」と「アウトライン」機能です。これらをうまく活用すれば、文書作成がぐっと楽になります。

今回は、初心者の方でもわかりやすいように、これらの機能の使い方とその活用法をお伝えします。

スタイルとアウトラインって何？

Wordのイメージ

まず、「スタイル」と「アウトライン」の基本的な違いを理解しましょう。

スタイルは、文字の大きさや色、太さなど、見た目の設定をまとめたものです。例えば、「見出し1」スタイルを使うと、文字が大きく太くなり、目立つようになります。これを使うことで、文書全体の見た目を統一することができます。

アウトラインは、文書の構造を階層的に整理する機能です。例えば、「第1章」「第2章」「第3章」といった章立てを簡単に作成できます。これにより、長い文書でも内容を把握しやすくなります。

スタイルとアウトラインを連携させることで、文書作成がさらに効率的になります。

文書の各部分に適切なスタイルを適用します。例えば、章のタイトルには「見出し1」、節のタイトルには「見出し2」、本文には「標準」スタイルを使います。これにより、文書の構造が明確になります。

次に、リボンの「ホーム」タブにある「段落」グループから「アウトライン」をクリックし、「新しいアウトラインの定義」を選択します。ここで、各レベルに対応するスタイルを設定します。例えば、レベル1には「見出し1」、レベル2には「見出し2」を設定します。

アウトラインに番号を付けることで、文書の構造がさらに明確になります。「新しいアウトラインの定義」ダイアログボックスで、「番号書式」を設定します。例えば、「1. 第1章」「1.1 第1節」「1.1.1 第1項」といった形式にすることができます。

スタイルとアウトラインを活用することで、以下のようなメリットがあります。

ここがポイント！

目次の自動生成スタイルとアウトラインを設定しておけば、リボンの「参照」タブから「目次」を選択するだけで、自動的に目次を作成できます。
文書の構造が明確にアウトラインを使って文書の構造を整理することで、内容がわかりやすくなります。
編集が簡単にスタイルを変更すれば、文書全体の見た目を一括で変更できます。
ナビゲーションの活用アウトラインを使うことで、リボンの「表示」タブから「ナビゲーションウィンドウ」を表示し、見出しをクリックするだけで該当部分にジャンプできます。