Wordで図表番号を自動更新する相互参照の使い方

皆さん、Wordで文書を作成していて、図や表の番号付けや参照が面倒だと感じたことはありませんか？特に、後から図や表を追加・削除すると、番号の修正が大変ですよね。今日は、そんなお悩みを解決する「相互参照」という便利な機能をご紹介します。これを使えば、図表番号の管理がとても楽になりますよ。

相互参照とは？

Wordのイメージ

まず、相互参照とは何かを簡単に説明しますね。Wordの「相互参照」機能を使うと、文書内の特定の箇所、例えば図や表、見出しなどを他の部分から参照することができます。これにより、参照先が変更されても、自動的に番号や内容が更新されるので、手動で修正する手間が省けます。

では、具体的に図や表に番号を付ける方法を見ていきましょう。

この手順で図表番号を挿入しておくと、後で順番を変えたり、新しい図や表を追加しても、番号が自動的に更新されるので便利です。

次に、文中で図や表を参照する際に、相互参照を設定する方法をご紹介します。

これで、文中に選択した図や表の番号が挿入されました。例えば、「図3を参照してください」のように、自動的に番号が反映されます。

文書を編集して図や表を追加・削除した場合、番号が変わることがあります。その際、相互参照も含めて番号を更新する方法をご紹介します。

これで、文書内のすべての図表番号と相互参照が最新の状態に更新されます。

相互参照を設定した後、番号が正しく表示されない場合は、フィールドの更新が必要です。先ほど説明したように、「Ctrl + A」で全選択し、右クリックから「フィールドの更新」を選んでください。これで最新の情報に更新されます。

これは、参照している図や表が削除されたために起こるエラーです。該当する相互参照を削除するか、新しい図や表を挿入して相互参照を再設定してください。

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いかがでしたか？Wordの「相互参照」機能を活用することで、図や表の番号付けや参照がとても簡単になります。文書作成の効率が格段にアップしますので、ぜひ試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。