Wordの変更履歴を使いこなす！初心者でもわかる解説と活用法

Wordで文書を作成していると、「どこをどう直したのか」「誰が何を変えたのか」を確認したくなること、ありますよね。特に、同僚や部下と一緒に作業する際や、上司に提出する前の最終チェックでは、変更履歴機能がとても役立ちます。

今回は、Wordの変更履歴機能を初心者の方にもわかりやすく解説し、実際の活用方法や注意点までご紹介します。

変更履歴機能とは？

Wordの変更履歴機能は、文書に加えた修正やコメントを記録し、誰がどの部分をどのように変更したのかを明確にする機能です。

例えば、同僚があなたの文書に加えた修正を確認する際、変更履歴があれば、どこが変更されたのか一目でわかります。これにより、修正内容を効率的に確認でき、誤解やミスを防ぐことができます。

変更履歴の記録方法

変更履歴を記録するには、以下の手順を行います

これで、以降の編集内容がすべて変更履歴として記録されます。

変更履歴の表示方法

変更履歴を表示するには、以下の手順を行います

これで、文書上に変更箇所が表示されます。例えば、削除された文字は取り消し線で、追加された文字は下線で表示されます。

変更履歴の管理方法

変更履歴を管理するには、以下の手順を行います

これにより、変更履歴を承認したり、元に戻したりすることができます。

変更履歴を非表示にする方法

提出前に変更履歴を非表示にするには、以下の手順を行います

これで、変更履歴が非表示になりますが、実際には変更内容は文書に残っています。

変更履歴を削除する方法

変更履歴を完全に削除するには、以下の手順を行います

これで、すべての変更が文書に反映され、変更履歴が削除されます。

よくある質問

Q1: 変更履歴を記録していると、文書が重くなりますか？

通常の文書では、変更履歴を記録しても文書のサイズに大きな影響はありません。ただし、大量の変更がある場合は、文書のサイズが増加する可能性があります。

Q2: 変更履歴を記録していると、他の人が編集できなくなりますか？

変更履歴の記録は、編集機能に影響を与えるものではありません。他の人も通常通り編集できますが、変更内容が記録されるようになります。

Q3: 変更履歴を記録していると、印刷時に変更内容が表示されますか？

印刷時に変更履歴を表示させたくない場合は、印刷設定で「変更履歴/コメントなし」を選択することで、変更内容を非表示にして印刷できます。

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まとめ

Wordの変更履歴機能は、文書の修正履歴を明確にし、共同作業を円滑に進めるための強力なツールです。特に、同僚や部下との文書のやり取りや、上司への報告書作成時には、変更履歴を活用することで、効率的に作業を進めることができます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。