Wordで「変更履歴」をデフォルト設定にする方法

Wordで文書を作成する際、変更履歴を自動的に記録しておきたいと感じたことはありませんか？特に、契約書や報告書など、内容の変更を追跡したい場面では、変更履歴機能が非常に便利です。しかし、毎回手動で設定するのは面倒ですよね。そこで、今回はWordで「変更履歴」をデフォルト設定にする方法をご紹介します。これで、次回から新しい文書を作成する際に、変更履歴が自動的に有効になります。

変更履歴とは？

まず、変更履歴機能について簡単にご説明します。変更履歴は、文書に加えた修正点を記録し、誰が、どの部分を、どのように変更したのかを追跡できる機能です。これにより、複数人での文書作成やレビューがスムーズになり、誤解やミスを防ぐことができます。

なぜ変更履歴をデフォルト設定にするのか？

毎回手動で変更履歴を有効にするのは手間がかかります。特に、頻繁に文書を作成する方や、複数人で作業する場合、変更履歴をデフォルトで有効にしておくことで、以下のようなメリットがあります

変更履歴をデフォルト設定にする手順

それでは、実際に変更履歴をデフォルト設定にする方法をご紹介します。以下の手順で設定を行ってください

注意点と補足

* 変更履歴をデフォルトで有効にすると、新しい文書を作成する際に自動的に変更履歴が記録されます。しかし、既存の文書には影響しません。既存の文書で変更履歴を有効にするには、その文書を開いて手動で設定を行ってください。
* 変更履歴を無効にする場合も、同様の手順で「変更履歴の記録」を無効にすることができます。

よくある質問や疑問

Q1: 変更履歴をデフォルトで有効にしても、既存の文書には適用されませんか？

はい、その通りです。変更履歴のデフォルト設定は、新しく作成する文書にのみ適用されます。既存の文書には影響しませんので、必要に応じて手動で設定を行ってください。

Q2: 変更履歴を無効にする方法はありますか？

はい、あります。「校閲」タブの「変更履歴」グループから「変更履歴の記録」を選択し、無効にすることができます。これにより、新しい文書での変更履歴の記録が停止されます。

Q3: 変更履歴をPDFに変換する際、変更内容はどうなりますか？

変更履歴を含む文書をPDFに変換すると、変更内容がそのまま反映されます。必要に応じて、変更履歴を承認してからPDFに変換すると、より見やすい形で保存できます。

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まとめ

Wordでの「変更履歴」をデフォルト設定にすることで、文書作成時の手間を省き、作業効率を向上させることができます。特に、複数人での作業や契約書などの重要な文書作成時には、変更履歴機能が非常に役立ちます。ぜひ、今回ご紹介した手順を参考に、設定を行ってみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。