Wordで文書を編集する際、誰がどこをどのように変更したのかを記録する「変更履歴」機能。特に、複数人での共同作業や、上司に提出する前の最終チェック時にとても役立ちます。今回は、初心者の方でも安心して使えるよう、わかりやすく解説します。
変更履歴とは？
Wordのイメージ
まずは「変更履歴」の基本から。これは、文書内で行った変更（文字の追加・削除・書式変更など）を記録し、誰がいつどんな変更を加えたのかを一目で確認できる機能です。
例えば、上司から「この部分をもっと詳しく書いてほしい」と言われた場合、変更履歴を使えば、どこをどのように変更したのかが明確になります。これにより、後で内容を確認したり、修正前の状態に戻したりすることが容易になります。
変更履歴を有効にする方法
では、実際に変更履歴を有効にする手順を見てみましょう。
- Wordを開き、編集したい文書を表示します。
- 上部のメニューから「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴の記録」ボタンをクリックします。
これで、文書内で行った変更が自動的に記録されるようになります。変更履歴を終了したい場合は、再度「変更履歴の記録」ボタンをクリックするだけです。
変更履歴の表示方法を変更する
変更履歴を有効にすると、変更内容が画面上に表示されますが、その表示方法を自分の見やすいようにカスタマイズすることができます。
- シンプルな変更履歴/コメント変更箇所がある部分の左側に赤の縦棒が表示され、追記、削除した内容が反映された状態で表示されます。
- すべての変更履歴/コメント変更前の文章と変更内容がすべて表示されます。元の文章をどのように変更したかが一目で分かります。
- 変更履歴/コメントなし追記、削除した内容が反映された状態で表示されます。
- 初版変更履歴を入れる前の文書が表示されます。
これらの表示方法は、「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」から選択できます。
変更履歴を承認または元に戻す方法
文書内で行った変更を確認し、承認するか元に戻すかを選択することができます。
- 承認変更箇所を右クリックし、「承認」を選択します。これでその変更が確定されます。
- 元に戻す変更箇所を右クリックし、「元に戻す」を選択します。これでその変更が取り消されます。
また、「校閲」タブの「変更」グループから「次へ」や「前へ」をクリックすることで、変更箇所を順番に確認することもできます。
変更履歴を印刷する際の注意点
文書を印刷する際、変更履歴やコメントがそのまま印刷されることがあります。これを防ぎたい場合は、以下の手順で設定を変更できます。
- 「ファイル」タブをクリックします。
- 「印刷」を選択します。
- 「設定」から「変更履歴とコメントの印刷」のチェックを外します。
これで、変更履歴やコメントを非表示にして印刷することができます。
よくある質問や疑問
Q. 変更履歴を表示しないように設定するには？
変更履歴を記録した場合、「校閲」タブ▶「変更履歴/コメントなし」を選択して保存しても、次回ファイルを開いたときに変更履歴が表示されることがあります。そうならないために、デフォルトで変更履歴が表示されないようにする方法を紹介します。
- 「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」を選択します。
- 「トラストセンター」▶「トラストセンターの設定」を開きます。
- 「プライバシーオプション」を開き、「ファイルを開くまたは保存するときに、非表示になっている変更履歴/コメントを表示する」のチェックをはずし、「OK」をクリックします。
Q. コメントや変更履歴を印刷しない方法を知りたい
デフォルトでは、変更履歴やコメントが表示された状態で印刷されます。変更履歴やコメントを非表示にして印刷したい場合は次の設定を行ってください。
- 「ファイル」タブをクリックします。
- 「印刷」を選択します。
- 「設定」から「変更履歴とコメントの印刷」のチェックを外します。
Q. 変更履歴の色を校閲者ごとに変更することはできる？
変更履歴の色は、通常は作業者ごとに自動で違う色が割り振られるようになっていますが、この色を個別に指定することはできます。
- 「校閲」タブ▶「変更履歴オプション」▶「詳細オプション」を開きます。
- 「色」ボックスの横にある矢印をクリックし、「校閲者別」を選びます。
これで、各校閲者ごとに異なる色で変更履歴が表示されるようになります。
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」
あなたはこんな経験はありませんか？
✅ ExcelやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦
平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。
LINEでメッセージを送れば即時解決！
すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。
最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。
誰でも無料で使えますので、安心して使えます。
問題は先のばしにするほど深刻化します。
小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。
あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。
ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。
まとめ
Wordの「変更履歴」機能を使うことで、文書の編集履歴をしっかりと記録し、誰がどのような変更を加えたのかを明確にすることができます。特に、複数人での共同作業や、上司に提出する前の最終チェック時にとても役立ちます。
操作はとても簡単で、初心者の方でもすぐに使いこなせるようになります。ぜひ、日々の文書作成に役立ててください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
コメント