Wordで文書を編集していると、知らないうちに「変更履歴」が残ってしまい、見た目がごちゃごちゃしてしまうことがありますよね。特に、契約書や報告書など、きれいな状態で提出したい場合には、変更履歴を「なし」にして保存したいものです。今回は、初心者の方でも安心してできる方法を、わかりやすくご紹介します。
変更履歴って何？
Wordのイメージ
まず、変更履歴とは、文書を編集した際に、どこをどう変更したのかを記録する機能です。例えば、文字を追加したり、削除したり、書式を変更したりすると、その内容が色付きで表示されます。これにより、誰がどの部分を編集したのかが一目でわかります。
でも、提出前にこの変更履歴を消したい場合がありますよね。安心してください、簡単にできますよ。
変更履歴を「なし」にして保存する方法
ステップ1文書を開く
まず、変更履歴を消したいWord文書を開きます。
ステップ2校閲タブを選択
画面上部の「校閲」タブをクリックします。
ステップ3変更履歴を承認する
「変更履歴」グループ内の「変更箇所」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「すべての変更を反映」を選択します。これで、すべての変更が文書に反映され、変更履歴が消えます。
ステップ4変更履歴の記録を停止する
同じく「変更履歴」グループ内の「変更履歴の記録」ボタンをクリックして、記録を停止します。これで、今後の編集が変更履歴として記録されなくなります。
ステップ5文書を保存する
最後に、文書を保存します。これで、変更履歴なしのきれいな状態で保存されます。
変更履歴を非表示にするだけの方法
もし、変更履歴を完全に消すのではなく、表示を一時的に隠したいだけの場合は、以下の方法で非表示にできます。
ステップ1校閲タブを選択
「校閲」タブをクリックします。
ステップ2変更内容の表示を変更する
「変更内容の表示」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「変更履歴/コメントなし」を選択します。これで、変更履歴が画面上に表示されなくなります。
注意点として、この方法では変更履歴自体は文書に残っています。表示を戻すには、同じ手順で「変更履歴/コメントあり」を選択してください。
変更履歴を完全に削除する方法
変更履歴を完全に削除したい場合は、以下の手順で行えます。
ステップ1文書を開く
変更履歴を削除したい文書を開きます。
ステップ2校閲タブを選択
「校閲」タブをクリックします。
ステップ3変更履歴を削除する
「変更履歴」グループ内の「変更履歴の管理」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「履歴をすべて削除」を選択します。これで、文書に記録されていたすべての変更履歴が削除されます。
ステップ4文書を保存する
最後に、文書を保存します。これで、変更履歴なしの状態で保存されます。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴を非表示にしても、他の人が編集すると再び表示されるのでは？
はい、その通りです。変更履歴を非表示にするだけでは、他の人が編集した際に再び表示される可能性があります。完全に削除したい場合は、先ほどご紹介した「変更履歴を完全に削除する方法」をお試しください。
Q2: 変更履歴を削除すると、元に戻せなくなりますか？
はい、変更履歴を削除すると、その内容は元に戻せなくなります。削除前に文書のバックアップを取っておくことをおすすめします。
Q3: 変更履歴を削除せずに、印刷時にだけ非表示にする方法はありますか？
はい、印刷時に変更履歴を非表示にすることができます。「ファイル」タブから「印刷」を選択し、「設定」内の「印刷のオプション」から「変更履歴を印刷しない」を選択してください。これで、印刷時には変更履歴が表示されなくなります。
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まとめ
Wordで文書を「変更履歴なし」で保存する方法は、意外と簡単です。編集後に見た目をきれいに保ちたい場合や、提出前に変更履歴を消したい場合には、ぜひ試してみてください。操作に不安がある方も、手順を一つずつ確認しながら進めれば、きっとできるはずです。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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