Wordで文書を編集しているとき、誰がどんな変更を加えたのかを記録しておくと、後から確認や修正がしやすくなります。特に、複数人で共同作業をする際には、変更履歴を残すことがとても重要です。今回は、Wordで変更履歴を残す方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
変更履歴を残す準備
Wordのイメージ
Wordを開いて文書を用意する
まずは、変更履歴を残したい文書をWordで開きます。新しい文書でも、既存の文書でも構いません。
「校閲」タブをクリックする
画面上部のリボンにある「校閲」タブをクリックします。このタブには、文書の校正や変更履歴に関する機能が集まっています。
「変更履歴の記録」をオンにする
「校閲」タブ内の「変更履歴の記録」ボタンをクリックしてオンにします。これで、これから行う編集内容がすべて記録されるようになります。
変更履歴の表示方法
「変更履歴とコメントの表示」を選択する
再び「校閲」タブに戻り、「変更履歴とコメントの表示」をクリックします。ここで、変更履歴の表示方法を選ぶことができます。
表示形式を選ぶ
表示形式にはいくつかのオプションがあります。例えば、「シンプルな変更履歴」では、変更箇所が余白に赤い線で表示されます。「すべての変更履歴」では、変更箇所が本文中に色付きで表示されます。自分の見やすい形式を選びましょう。
変更履歴を確認・承認・却下する方法
変更箇所を確認する
文書内の変更箇所は、取り消し線や下線で示されます。誰がどのような変更を加えたのかを確認できます。
変更を承認する
変更を承認するには、変更箇所を右クリックして「承認」を選択します。これで、その変更が正式に文書に反映されます。
変更を却下する
変更を却下するには、変更箇所を右クリックして「却下」を選択します。これで、その変更が取り消されます。
変更履歴を印刷する方法
印刷設定を開く
文書を印刷する際、変更履歴も一緒に印刷するかどうかを設定できます。印刷設定を開き、「設定」から「すべてのページを印刷」を選択します。
変更履歴とコメントの印刷を選択する
「変更履歴とコメントの印刷」オプションを選択すると、変更履歴も一緒に印刷されます。必要に応じてチェックを入れましょう。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴を残すと、他の人が編集できなくなりますか？
変更履歴を残しても、他の人は文書を編集できます。変更履歴はあくまで編集内容の記録であり、編集権限には影響しません。
Q2: 変更履歴を残さずに編集する方法はありますか？
変更履歴を残さずに編集するには、「変更履歴の記録」をオフにする必要があります。ただし、共同作業の場合は、変更履歴をオンにしておくことをおすすめします。
Q3: 変更履歴を削除する方法はありますか？
変更履歴を削除するには、「校閲」タブの「変更」セクションから「すべての変更を承認」または「すべての変更を却下」を選択します。これで、変更履歴が削除されます。
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まとめ
Wordで変更履歴を残すことで、文書の編集内容を正確に把握でき、共同作業がスムーズになります。初心者の方でも、上記の手順を参考にして、ぜひ試してみてください。もし操作に不安がある場合は、LINEでお気軽にお声掛けください。
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