Wordで文書を共同編集していると、他の人が加えた変更を確認し、承認したり却下したりする必要が出てきます。特に、上司や同僚からの修正提案を受け入れる場面では、正しい手順を知っておくことが大切です。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Wordの変更履歴の承諾方法について、親しみやすい語り口で解説します。
変更履歴とは？
Wordのイメージ
まず、変更履歴とは、文書に加えた修正内容を記録する機能です。例えば、誰かが文を追加したり、削除したりすると、その部分が色付きで表示されます。これにより、どこが変更されたのか一目でわかります。
変更履歴を承諾する方法
変更履歴を承諾するには、以下の手順で進めます。
- 「校閲」タブを開くWordの上部にあるメニューから「校閲」を選択します。
- 「変更履歴の記録」をオンにするこれにより、他の人の変更も記録されます。
- 「変更の追跡」オプションを設定する自分の変更だけを追跡するか、すべてのユーザーの変更を追跡するかを選べます。
- 変更を確認する文書内の変更箇所が色付きで表示されます。
- 変更を承諾する変更箇所を右クリックし、「承諾」を選択します。
これで、他の人の提案を文書に反映させることができます。
変更履歴を承諾する際の注意点
変更履歴を承諾する際には、以下の点に注意してください。
- 変更内容を確認する承諾する前に、どのような変更が加えられたのかをしっかり確認しましょう。
- 必要に応じてコメントを追加する変更に対する意見や質問があれば、コメント機能を使って追加できます。
- すべての変更を承諾する場合「すべての変更を承諾する」オプションを選ぶと、一度にすべての変更を承認できます。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴を非表示にする方法はありますか？
はい、変更履歴を非表示にするには、「校閲」タブから「変更履歴とコメントの表示」を選択し、「変更履歴なし」を選ぶと、文書内の変更履歴が非表示になります。
Q2: 他の人の変更を拒否する方法はありますか？
はい、変更箇所を右クリックし、「拒否」を選択することで、その変更を文書に反映させないことができます。
Q3: 変更履歴をロックすることはできますか？
はい、「校閲」タブから「文書の保護」を選択し、「変更履歴のロック」を設定することで、他の人が変更履歴の記録をオフにできないようにすることができます。
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まとめ
Wordの変更履歴機能を使うことで、文書の修正履歴を管理しやすくなります。承諾や却下の操作も簡単に行えますので、共同作業やレビューの際に積極的に活用してみてください。操作に不安がある方も、少しずつ試してみることで、スムーズに使いこなせるようになります。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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