文書を作成していると、他の人と一緒に編集したり、コメントを追加したりすることがありますよね。そんなとき、後で印刷する際に「変更履歴」や「コメント」が一緒に出力されてしまうことがあります。でも安心してください！今回は、これらを印刷しないようにする方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
変更履歴やコメントが印刷されるときの困りごと
Wordのイメージ
例えば、上司に提出する報告書や、お客様に渡す資料など、完成した文書を印刷する際に、編集の痕跡やコメントがそのまま出てしまうと、見た目が気になりますよね。これらを印刷しないようにすることで、よりスッキリとした文書を作成できます。
簡単にできる！印刷時に変更履歴やコメントを非表示にする方法
では、実際にWordで変更履歴やコメントを印刷しないようにする方法を見ていきましょう。操作はとても簡単です。
印刷画面を開く
まず、Wordで文書を開き、キーボードの「Ctrlキー」と「Pキー」を同時に押して、印刷画面を表示させます。
「設定」をクリック
印刷画面が表示されたら、左側の「設定」の部分にある「すべてのページを印刷」をクリックします。
「変更履歴/コメントの印刷」を選択
表示されたメニューの中から「変更履歴/コメントの印刷」をクリックします。
チェックを外す
「変更履歴/コメントの印刷」のチェックボックスにチェックが入っている場合、そのチェックを外します。
印刷を実行
チェックを外したら、印刷プレビューで確認し、問題がなければ「印刷」ボタンをクリックして印刷を実行します。
これで、変更履歴やコメントが印刷されることなく、文書を出力することができます。
さらに便利な設定！印刷時に警告を表示させる方法
「うっかり変更履歴やコメントを印刷してしまわないようにしたい！」という方には、印刷時に警告を表示させる設定がおすすめです。この設定をしておくと、印刷しようとしたときに「変更履歴やコメントが含まれていますが、印刷しますか？」と確認のメッセージが表示されます。
「ファイル」タブをクリック
まず、Wordの上部にある「ファイル」タブをクリックします。
「オプション」を選択
表示されたメニューの中から「オプション」を選択します。
「トラストセンター」を選択
「Wordのオプション」画面が表示されたら、左側のメニューから「トラストセンター」を選択します。
「トラストセンターの設定」をクリック
右側に表示された「トラストセンター」の設定ボタンをクリックします。
「プライバシーオプション」を選択
「トラストセンターの設定」画面が表示されたら、左側のメニューから「プライバシーオプション」を選択します。
チェックを入れる
「プライバシーオプション」の中にある「更新履歴またはコメントを含むファイルを印刷、保存、送信するときに警告を表示する」にチェックを入れます。
「OK」をクリック
設定が完了したら、「OK」ボタンをクリックして設定を保存します。
これで、印刷時に変更履歴やコメントが含まれていると警告が表示されるようになります。
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まとめ
Wordで文書を作成する際、変更履歴やコメントは編集の過程で非常に便利な機能ですが、完成した文書を印刷する際にはこれらを非表示にすることが大切です。今回ご紹介した方法を活用して、スッキリとした印刷物を作成してください。
他にもWordの使い方や操作方法でお困りのことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの作業がもっと快適になるよう、サポートいたします！
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