文章を誰かに見てもらったり、みんなで一緒に作業したりするとき、どこをどう直したかがわからないと困りますよね。そんなときに便利なのが、Microsoft Wordの「変更履歴」と「コメント」機能です。これらを使うと、誰がどんな修正をしたのか、またその理由は何かが一目でわかります。
今回は、パソコンやスマホに詳しくない方でもわかりやすいように、これらの機能の使い方をステップ・バイ・ステップでご紹介します。動画を見ているように、実際の操作を想像しながら進めてみてください。
変更履歴とは？
Wordのイメージ
変更履歴は、文書に加えた修正内容を記録する機能です。例えば、文章を削除したり、追加したり、書式を変更したりすると、その内容が色付きで表示されます。これにより、誰がどの部分をどのように変更したのかが一目でわかります。
変更履歴の記録をオンにする方法
- Wordを開きます。
- 上部の「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴の記録」ボタンをクリックしてオンにします。ボタンがグレーに変われば、記録が開始されます。
変更履歴の表示方法を変更するには？
変更履歴の表示方法は、作業しやすいようにカスタマイズできます。
- すべての変更履歴/コメント変更前と変更後の内容が詳細に表示されます。
- シンプルな変更履歴/コメント変更箇所が簡潔に表示され、コメントも確認できます。
- 変更履歴/コメントなし変更履歴やコメントを非表示にします。
これらの設定は、「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」から選択できます。
変更履歴を承認または却下する方法
修正内容を確認したら、それを文書に反映させるか、元に戻すかを選ぶことができます。
- 変更を承認する修正内容を文書に反映させます。
- 変更を却下する修正内容を元に戻します。
これらの操作は、「校閲」タブの「変更箇所」グループから行えます。
コメント機能とは？
コメント機能は、文書の特定の部分に対して意見や質問を追加するためのものです。例えば、「この表現は適切か？」や「この部分をもっと詳しく説明してほしい」といった内容を、文書の外側に吹き出しとして表示できます。
コメントを追加する方法
- コメントを追加したい部分を選択します。
- 上部の「校閲」タブをクリックします。
- 「新しいコメント」ボタンをクリックします。
すると、選択した部分にコメントが追加されます。
コメントに返信する方法
他の人が追加したコメントに対して返信することもできます。
- 返信したいコメントをクリックします。
- コメントの下部に表示される「返信」ボタンをクリックします。
- 返信内容を入力して送信します。
コメントを解決済みにする方法
確認が終わったコメントは、「解決済み」としてマークできます。
- 解決したいコメントをクリックします。
- コメントの右上に表示される「…」をクリックします。
- 「スレッドを解決する」を選択します。
これで、そのコメントは「解決済み」として表示されます。
変更履歴やコメントが多すぎて見づらい場合の対処法
文書に多くの変更履歴やコメントがあると、作業がしづらくなることがあります。そんなときは、以下の方法で表示を調整できます。
- 変更履歴を一時的に非表示にする表示タブの「変更履歴の表示」からチェックを外すことで、変更履歴を非表示にできます。
- コメントのみを表示する表示タブの「コメント」から「コメントのみ」を選択することで、コメントだけを表示できます。
- 解決済みのコメントを非表示にする表示タブの「解決済みのコメントを表示」のチェックを外すことで、解決済みのコメントを非表示にできます。
これらの方法を活用して、作業しやすい環境を整えましょう。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴を記録する際、誰がどのように変更したかはわかりますか？
はい、変更履歴には変更を加えたユーザー名と変更内容が記録されます。これにより、誰がどの部分をどのように修正したのかが一目でわかります。
Q2: コメントを追加した後、文書を他の人と共有してもコメントは残りますか？
はい、コメントは文書内に保存されるため、他の人と共有してもコメントは残ります。ただし、コメントを非表示にすることも可能です。
Q3: 変更履歴やコメントを印刷する際、非表示にすることはできますか？
はい、「印刷」設定で「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外すことで、変更履歴やコメントを非表示にして印刷できます。
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まとめ
Microsoft Wordの「変更履歴」と「コメント」機能を活用することで、文書の修正内容や意図を明確に伝えることができます。特に、複数人での作業や校正作業において、これらの機能は非常に役立ちます。
操作は簡単で、少しの練習で使いこなせるようになります。ぜひ、これらの機能を活用して、より効率的な文書作成を目指してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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