Wordで文書を作成していると、他の人と共同で編集したり、修正履歴を残したりすることがあります。しかし、完成した文書を提出する際に、変更履歴やコメントが表示されていると、見た目が気になることも。そんなときに役立つ、変更履歴やコメントを非表示にする方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
変更履歴とコメントとは？
Wordのイメージ
Wordの「変更履歴」機能は、文書の編集内容を記録し、誰がどの部分を変更したのかを確認できる便利な機能です。例えば、文字の追加や削除、書式の変更などが記録されます。また、「コメント」機能は、文書の特定の部分に対して意見や指摘を追加するためのものです。
これらの機能は、共同作業や校正作業には非常に便利ですが、完成版の文書を提出する際には、これらの情報が不要な場合があります。
変更履歴やコメントを非表示にする方法
変更履歴やコメントを非表示にすることで、文書の見た目をすっきりさせることができます。以下の手順で設定できます。
- Wordを開き、対象の文書を表示します。
- 上部の「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループ内の「変更履歴の表示」をクリックします。
- 表示されたメニューから「変更履歴／コメントなし」を選択します。
これで、文書内の変更履歴やコメントが非表示になりますが、実際には記録されたままとなります。後で再表示したい場合は、同じ手順で「変更履歴／コメントあり」を選択してください。
変更履歴やコメントを完全に削除する方法
文書を最終版として提出する際には、変更履歴やコメントを完全に削除することが望ましい場合があります。以下の手順で削除できます。
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更」グループ内の「承諾」をクリックし、表示されたメニューから「すべての変更を反映し、変更の記録を停止」を選択します。
- 「コメント」グループ内の「コメントの削除」をクリックし、「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選択します。
これで、文書から変更履歴とコメントが完全に削除されます。操作後は、必ず文書を保存してください。
変更履歴やコメントを非表示にする際の注意点
変更履歴やコメントを非表示にする際には、いくつかの注意点があります。
- 提出前に確認: 変更履歴やコメントが非表示になっているか、再度確認してください。
- バックアップを取る: 変更履歴やコメントを削除する前に、元の文書のバックアップを取っておくことをおすすめします。
- 共同作業者との連携: 他の人と共同で作業している場合、変更履歴やコメントを削除する前に、必要な情報を共有しておきましょう。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴やコメントを非表示にしても、他の人には見えるのではないですか？
変更履歴やコメントを非表示にしても、文書を編集する際には記録されています。非表示にすることで、見た目を整えることができますが、完全に削除するには上記の手順で削除する必要があります。
Q2: 完全に削除した場合、元に戻すことはできますか？
完全に削除した場合、元に戻すことはできません。削除する前に、必ず文書のバックアップを取っておくことをおすすめします。
Q3: 他の人が編集した変更履歴を非表示にすることはできますか？
はい、他の人が編集した変更履歴も非表示にすることができます。ただし、削除することはできません。非表示にすることで、見た目を整えることができます。
まとめ
Wordの変更履歴やコメントは、共同作業や校正作業には便利な機能ですが、完成版の文書を提出する際には、これらの情報が不要な場合があります。非表示にすることで見た目を整えることができますが、完全に削除するには上記の手順で削除する必要があります。操作前には、必ず文書のバックアップを取っておくことをおすすめします。
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