Wordの変更履歴とコメント機能を活用しよう！初心者向けガイド

Wordで文書を作成していると、他の人と一緒に編集したり、後から修正を加えたりする場面が増えてきますよね。そんなときに便利なのが、Wordの「変更履歴」と「コメント」機能です。これらを上手に活用すれば、文書の修正履歴をしっかりと管理でき、他の人との共同作業もスムーズに進められます。

今回は、これらの機能の使い方を、初心者の方にもわかりやすく解説します。パソコンやスマホの操作に不安がある方も、安心して読み進めてくださいね。

変更履歴とは？

変更履歴とは、文書に加えた修正内容を記録する機能です。例えば、文字を追加したり削除したりしたとき、その内容がどこで行われたのかが記録として残ります。これにより、後から修正箇所を確認したり、誰がどの部分を変更したのかを把握したりすることができます。

変更履歴のオン・オフの切り替え方

変更履歴を使いたいときは、まず「校閲」タブをクリックし、「変更履歴の記録」をオンにします。これで、以降の修正内容が自動的に記録されるようになります。修正が終わったら、再度「変更履歴の記録」をクリックしてオフにしましょう。

変更履歴の表示方法を変更するには

変更履歴の表示方法は、以下の3つから選ぶことができます。

表示方法を変更するには、「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」から選択できます。

コメント機能とは？

コメント機能は、文書の特定の部分に対して意見や指摘を残すことができる機能です。例えば、文章の一部に対して「ここはこうした方が良いのでは？」といったコメントを追加できます。これにより、他の人と意見を交換したり、修正の理由を記録したりすることができます。

コメントの追加方法

コメントを追加するには、まずコメントをつけたい部分をドラッグして範囲選択します。次に、右クリックして「新しいコメント」を選択するか、「校閲」タブの「新しいコメント」をクリックします。すると、右側にコメント欄が表示されるので、そこにコメントを入力して送信ボタンを押します。

コメントへの返信や削除

書き込まれたコメントに対して返信することもできます。コメント欄に「返信」と書かれた部分に内容を入力し、送信ボタンを押すと返信が追加されます。また、コメントを削除したい場合は、コメントの右上にある「…」部分をクリックし、「スレッドの削除」を選択するか、該当のコメントを右クリックして「コメントの削除」を選択します。

変更履歴やコメントを反映・削除する方法

変更履歴やコメントを文書に反映させたり、削除したりする方法は以下の通りです。

変更履歴を反映する

変更履歴を反映させるには、「校閲」タブの「承諾」をクリックし、「この変更を反映させる」を選択します。すべての変更を一括で反映させたい場合は、「すべての変更を反映」を選択します。

変更履歴を元に戻す

変更を元に戻すには、「校閲」タブの「元に戻す」をクリックし、「この変更を元に戻す」を選択します。すべての変更を一括で元に戻したい場合は、「すべての変更を元に戻す」を選択します。

コメントを削除する

コメントを削除するには、「校閲」タブの「コメントの削除」から「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選択します。

よくある質問や疑問

Q1: 変更履歴をオンにしたまま文書を保存しても大丈夫ですか？

はい、変更履歴をオンにしたまま文書を保存しても問題ありません。ただし、他の人と共有する際には、変更履歴が残っていると内容が見られてしまう可能性があります。必要に応じて、変更履歴を非表示にするか、変更を反映させてから保存することをおすすめします。

Q2: コメントをつけた部分が他の人に見られたくない場合、どうすれば良いですか？

コメントを非表示にするには、「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」から「コメントなし」を選択します。また、コメントを削除することもできます。コメントを削除するには、コメントの右上にある「…」部分をクリックし、「スレッドの削除」を選択します。

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まとめ

Wordの「変更履歴」と「コメント」機能を活用すれば、文書の修正内容をしっかりと管理でき、他の人との共同作業もスムーズに進められます。これらの機能を上手に使いこなして、効率的な文書作成を目指しましょう。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。