Wordの「変更履歴」機能を使って文書を効率的に管理する方法

Wordの「変更履歴」機能は、文書の編集履歴を記録し、複数人での共同作業や校正作業を効率化するための強力なツールです。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、基本的な使い方を理解すれば、日常的に活用できるようになります。今回は、初心者向けにわかりやすく解説します。

変更履歴機能とは？

変更履歴機能は、文書内で行った加筆・削除・書式変更などの編集内容を記録し、誰がどの部分をどのように変更したかを追跡できる機能です。これにより、文書の修正履歴を明確にし、複数人での編集作業をスムーズに進めることができます。

変更履歴を有効にする方法

変更履歴を有効にする手順は以下の通りです

これで、以降の編集内容がすべて記録されるようになります。

変更履歴の表示方法を変更する

変更履歴の表示方法にはいくつかのオプションがあります

表示方法は「校閲」タブの「変更内容の表示」から選択できます。

変更履歴を承認または元に戻す方法

変更履歴を承認するには

変更履歴を元に戻すには

すべての変更を一括で承認または元に戻す場合は、「校閲」タブの「承諾」または「元に戻す」ボタンから「すべての変更を承諾する」または「すべての変更を元に戻す」を選択します。

変更履歴の色を変更する

変更履歴の色は、校閲者ごとに異なる色で表示されますが、これを統一することも可能です

これにより、すべての変更が同じ色で表示されます。

変更履歴を非表示にする方法

変更履歴を非表示にするには

また、印刷時に変更履歴を非表示にするには

よくある質問や疑問

Q1: 変更履歴を表示しないように設定するには？

変更履歴を記録した場合、「校閲」タブ▶「変更履歴/コメントなし」を選択して保存しても、次回ファイルを開いたときに変更履歴が表示されることがあります。そうならないために、デフォルトで変更履歴が表示されないようにする方法を紹介します

Q2: コメントや変更履歴を印刷しない方法を知りたい

デフォルトでは、変更履歴やコメントが表示された状態で印刷されます。変更履歴やコメントを非表示にして印刷したい場合は次の設定を行ってください

Q3: 変更履歴の色を校閲者ごとに変更することはできる？

変更履歴の色は、通常は作業者ごとに自動で違う色が割り振られるようになっていて、この色を個別に指定することはできません。ただし、全員を同じ色にすることは可能です

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まとめ

Wordの「変更履歴」機能は、文書の編集履歴を明確にし、複数人での共同作業や校正作業を効率化するための強力なツールです。基本的な使い方を理解し、活用することで、文書作成の精度と効率を向上させることができます。ぜひ、日常的にこの機能を活用してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。