Wordで文書を作成していると、誰かと共同で編集したり、後から修正を加えたりすることがあります。そんなときに便利なのが「変更履歴」機能です。しかし、変更履歴が多すぎて文書が見づらくなってしまうこともありますよね。今回は、初心者の方でもわかりやすく、変更履歴を整理して文書をきれいに保つ方法をご紹介します。
変更履歴とは？
Wordのイメージ
変更履歴は、文書に加えた変更点を記録する機能です。例えば、文字の追加や削除、書式の変更などが記録されます。これにより、誰がどの部分を変更したのかを後から確認することができます。
変更履歴をきれいに整理する方法
変更履歴が多くなると、文書が見づらくなります。そこで、以下の方法で整理しましょう。
変更履歴を承認または却下する
変更履歴を整理する最も簡単な方法は、不要な変更を承認または却下することです。これにより、文書がすっきりとします。
手順は以下の通りです
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループの「承諾」または「却下」をクリックします。
- 表示されるメニューから適切なオプションを選択します。
変更履歴を非表示にする
変更履歴を文書内で表示したくない場合は、非表示にすることができます。
手順は以下の通りです
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループの「変更履歴の表示」をクリックします。
- 「吹き出しなし」を選択します。
これにより、変更履歴が文書内に表示されなくなります。
変更履歴を印刷しないように設定する
文書を印刷する際に変更履歴を含めたくない場合は、印刷設定で変更履歴を除外することができます。
手順は以下の通りです
- 「ファイル」タブをクリックします。
- 「印刷」を選択します。
- 「設定」セクションで「印刷のオプション」をクリックします。
- 「変更履歴を印刷しない」を選択します。
これで、印刷時に変更履歴が含まれなくなります。
よくある質問
Q1: 変更履歴を完全に削除する方法はありますか？
はい、変更履歴を完全に削除するには、以下の手順を行います
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループの「変更履歴の表示」をクリックします。
- 「すべての変更を承諾」を選択します。
- 「変更履歴」グループの「変更履歴の表示」を再度クリックし、「吹き出しなし」を選択します。
これで、変更履歴が文書から完全に削除されます。
Q2: 変更履歴を他の人と共有する方法はありますか？
はい、変更履歴を含めた文書を他の人と共有するには、文書を保存する際に「変更履歴を含める」オプションを選択します。これにより、共有先の人も変更履歴を確認することができます。
まとめ
変更履歴は、文書の編集履歴を追跡するのに便利な機能ですが、多すぎると文書が見づらくなります。不要な変更を承認または却下したり、変更履歴を非表示にしたりすることで、文書をきれいに保つことができます。これらの方法を活用して、快適な文書作成を行いましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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