Wordで文書を作成していると、過去にどんな内容を見たか、どんな編集をしたかを振り返りたくなることがありますよね。特に、他の人と共同で作業している場合や、長期間にわたって文書を編集していると、変更履歴や閲覧履歴を確認することが重要です。
この記事では、Microsoft Wordの「変更履歴」機能を中心に、初心者の方でもわかりやすく、どのように閲覧履歴を確認・管理できるかを解説します。これを読めば、過去の編集内容やコメントを簡単に追跡できるようになりますよ。
Wordの「変更履歴」機能とは？
Wordのイメージ
Wordの「変更履歴」機能は、文書に加えた変更を記録し、誰がどのような編集を行ったかを追跡できる機能です。これにより、複数人での共同作業や、過去の編集内容を確認したいときに非常に便利です。
例えば、あなたが同僚と一緒に文書を編集しているとしましょう。変更履歴をオンにしておけば、どこに誰がどんな変更を加えたのかが一目でわかります。これにより、誤って重要な部分を削除してしまった場合でも、すぐに元に戻すことができます。
変更履歴のオン・オフの切り替え方法
- Wordを開き、編集したい文書を表示します。
- 上部の「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴の記録」ボタンをクリックして、オンまたはオフを切り替えます。
変更履歴をオンにすると、文書内で行った変更が色付きの下線や取り消し線で表示され、誰がその変更を行ったかも確認できます。
変更履歴の表示方法を選択する
変更履歴をどのように表示するかは、作業の目的や状況によって使い分けると便利です。
- シンプルな変更履歴余白に赤い線で変更箇所が表示されます。文書の本文がすっきりと見やすくなります。
- すべての変更履歴変更箇所が本文内に色付きで表示され、誰がどのような変更を加えたかがわかります。
- 変更履歴なし変更履歴を非表示にして、最終的な文書の内容だけを確認できます。
- オリジナル元の文書の内容をそのまま表示し、変更履歴を非表示にします。
これらの表示方法は、「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」から選択できます。
変更履歴を承認または元に戻す方法
共同作業で文書を編集していると、他の人が加えた変更を承認したり、元に戻したりする必要が出てきます。Wordでは、これらの操作を簡単に行うことができます。
変更を順番に承認または元に戻す
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更」グループから「次へ」をクリックして、変更箇所を順番に確認します。
- 各変更に対して、「承諾」または「元に戻す」をクリックして対応します。
すべての変更を一度に承認または元に戻す
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更」グループから「承諾」または「元に戻す」をクリックします。
- 表示されるオプションから、「すべての変更を承諾する」または「すべての変更を元に戻す」を選択します。
これらの操作により、文書の変更履歴を整理し、最終的な文書を作成することができます。
変更履歴の管理と印刷時の注意点
文書を印刷する際、変更履歴やコメントが含まれていると、見た目が煩雑になってしまうことがあります。印刷時にこれらを非表示にする方法を覚えておくと便利です。
印刷時に変更履歴とコメントを非表示にする方法
- 「ファイル」タブをクリックします。
- 「印刷」を選択します。
- 「設定」セクションで、「変更履歴とコメントの印刷」のチェックを外します。
これにより、印刷される文書には変更履歴やコメントが含まれなくなります。
変更履歴を削除する方法
文書から変更履歴を完全に削除するには、以下の手順を行います。
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更」グループから「承諾」をクリックします。
- 表示されるオプションから、「すべての変更を承諾する」を選択します。
- 同様に、「元に戻す」をクリックし、「すべての変更を元に戻す」を選択します。
これにより、文書から変更履歴が削除され、最終的な文書が完成します。
よくある質問
Q1: 変更履歴をオンにしても、他の人の変更が表示されません。なぜですか？
変更履歴が表示されない場合、以下の点を確認してください。
- 変更履歴の表示方法が「変更履歴なし」や「オリジナル」になっていないか確認してください。
- 文書が「読み取り専用」や「保護されたビュー」で開かれていないか確認してください。
- 他の人が変更履歴を非表示にしている可能性もあるため、確認してみてください。
Q2: 変更履歴を他の人に見せたくない場合、どうすればよいですか？
変更履歴を非表示にするには、以下の方法があります。
- 「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」から「変更履歴なし」を選択します。
- 文書を「PDF」形式で保存すると、変更履歴が含まれなくなります。
- 文書を「名前を付けて保存」し、新しいファイルとして保存する際に、「変更履歴とコメントを削除する」オプションを選択します。
Q3: 変更履歴を削除した後、元に戻すことはできますか？
一度削除した変更履歴は、元に戻すことはできません。削除する前に、文書をバックアップとして保存しておくことをおすすめします。
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まとめ
Wordの「変更履歴」機能を活用することで、文書の編集履歴を簡単に確認・管理することができます。特に、複数人での共同作業や、過去の編集内容を振り返りたいときに非常に便利です。
初心者の方でも、上記の手順を参考にしていただければ、スムーズに変更履歴を活用できるようになるでしょう。もし、さらに詳しい操作方法や、他の機能について知りたい場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。
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