Wordで文書を作成しているとき、「変更履歴」機能を使うと、誰がどんな変更をしたのかを簡単に確認できます。特に、複数人で文書を編集する際にはとても便利な機能です。でも、使い方がわからないと、せっかくの機能も活用できませんよね。そこで今回は、初心者の方でもわかりやすく、Wordの「変更履歴」機能の使い方をご紹介します。
変更履歴って何？
Wordのイメージ
まずは、「変更履歴」とは何かを簡単に説明します。
変更履歴は、文書に加えた変更点を記録する機能です。例えば、文字を追加したり削除したり、書式を変更したりすると、その内容が記録として残ります。これにより、誰がどんな変更を加えたのかを後から確認することができます。
変更履歴の使い方
では、実際にWordで変更履歴を使う方法を見ていきましょう。
変更履歴をオンにする
文書を開いたら、上部のメニューから「校閲」タブをクリックします。次に、「変更履歴の記録」をクリックしてオンにします。これで、これから加える変更がすべて記録されるようになります。
変更履歴を確認する
変更履歴を確認するには、文書を開いた状態で「校閲」タブをクリックし、「変更履歴とコメントの表示」を選択します。ここで、変更の表示方法を選ぶことができます。例えば、「シンプルな変更履歴」では、変更点が余白に赤い線で表示されます。
変更を承認または拒否する
変更履歴を確認したら、その変更を承認するか拒否するかを決めることができます。変更点を右クリックし、「承諾」または「拒否」を選択します。また、「校閲」タブからも「承諾」や「元に戻す」を選ぶことができます。
変更履歴の活用例
実際に変更履歴を使うと、どんな場面で役立つのでしょうか？
- 複数人で文書を編集する場合誰がどんな変更を加えたのかを確認できるので、編集の履歴を追いやすくなります。
- 修正内容を確認する場合変更前と変更後を比較することで、どの部分がどのように修正されたのかを把握できます。
- 文書の最終版を作成する場合不要な変更を拒否し、必要な変更だけを承認することで、最終的な文書を整えることができます。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴をオフにする方法は？
変更履歴をオフにするには、「校閲」タブから「変更履歴の記録」をクリックしてオフにします。ただし、文書が校閲のために共有されている場合、変更履歴をオフにできないことがあります。その場合は、文書のコピーを作成してから変更履歴をオフにすることをおすすめします。
Q2: 変更履歴を印刷することはできますか？
はい、変更履歴を印刷することができます。「ファイル」タブから「印刷」を選択し、「設定」から「変更履歴とコメントの印刷」を選択します。これで、変更履歴を含めて印刷することができます。
Q3: コメントも記録できますか？
はい、コメントも記録することができます。「校閲」タブから「コメントの記録」をオンにすると、コメントも変更履歴と一緒に記録されます。
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まとめ
Wordの「変更履歴」機能は、文書の編集履歴を追いやすくし、複数人での共同作業をスムーズに進めるための強力なツールです。使い方を覚えて、ぜひ活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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