「Wordで文書を印刷したら、変更履歴やコメントまで一緒に出力されてしまって困ったことはありませんか？」「でも、どうやってそれらを印刷しないように設定すればいいのか、よくわからない…」そんなお悩みをお持ちの方に向けて、今回は初心者でも安心してできる方法をわかりやすくご紹介します。
変更履歴やコメントが印刷されてしまう理由とは？
Wordのイメージ
Wordには、文書の編集履歴を追跡する「変更履歴」機能や、コメントを挿入する「コメント」機能があります。これらは、複数人での文書作成や校正作業にとても便利な機能ですが、そのまま印刷すると、相手に見られたくない編集内容やメモが含まれてしまうことがあります。
印刷時に変更履歴やコメントを非表示にする方法
では、実際に印刷時に変更履歴やコメントを非表示にする設定方法を見ていきましょう。
印刷画面を開く
まず、Wordで印刷したい文書を開きます。次に、キーボードの「Ctrl」キーと「P」キーを同時に押すか、画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。
印刷設定を変更する
印刷画面が表示されたら、設定項目の中に「すべてのページを印刷」と書かれた部分があります。そこをクリックすると、詳細設定が表示されます。
「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外す
詳細設定の中に「変更履歴/コメントの印刷」という項目があります。これにチェックが入っている場合、印刷時に変更履歴やコメントが含まれてしまいます。チェックを外すことで、印刷から除外することができます。
印刷を実行する
チェックを外したら、印刷プレビューで内容を確認し、問題がなければ「印刷」ボタンをクリックして印刷を実行します。
設定をデフォルトで変更する方法
毎回印刷時に設定を変更するのは手間に感じるかもしれません。そこで、デフォルトの設定を変更して、常に変更履歴やコメントが印刷されないようにする方法をご紹介します。
Wordのオプションを開く
「ファイル」タブをクリックし、表示されたメニューの中から「オプション」を選択します。
「詳細設定」を選択する
「Wordのオプション」画面が表示されたら、左側のメニューから「詳細設定」を選びます。
「印刷」セクションを探す
「詳細設定」の中に「印刷」というセクションがあります。そこに「印刷時に変更履歴とコメントを印刷する」という項目があります。
チェックを外す
「印刷時に変更履歴とコメントを印刷する」のチェックを外すことで、以後の印刷で自動的に変更履歴やコメントが印刷されないようになります。
設定を保存する
チェックを外したら、「OK」ボタンをクリックして設定を保存します。
よくある質問や疑問
Q1: 印刷時に変更履歴やコメントを非表示にしても、文書自体には影響ありませんか？
はい、印刷時に非表示にしても、文書自体には変更履歴やコメントは残っています。印刷だけの設定変更なので、安心してご利用ください。
Q2: 変更履歴やコメントを完全に削除する方法はありますか？
はい、変更履歴やコメントを完全に削除するには、\タブの「変更履歴」セクションから「すべての変更を反映」や「コメントの削除」を選択することで削除できます。
Q3: 印刷時に変更履歴やコメントが含まれていると、どんな問題がありますか？
印刷時に変更履歴やコメントが含まれていると、相手に編集内容やメモが見られてしまい、プライバシーや情報漏洩のリスクがあります。特にビジネス文書や公式な文書では注意が必要です。
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まとめ
Wordで文書を印刷する際に、変更履歴やコメントが含まれてしまうと、相手に見られたくない情報が漏れてしまう可能性があります。印刷時にこれらを非表示にする設定方法を覚えておくことで、安心して文書を印刷することができます。
もし、操作方法がわからない場合や、他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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