Wordで文書を作成・編集していると、変更履歴がどんどん増えていき、最終的な完成版が見づらくなってしまうことがありますよね。特に、他の人と共同で編集した場合、変更内容が多く、最終版を整えるのが大変です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、変更履歴を削除し、最終版を作成する方法をご紹介します。
変更履歴とは？
Wordのイメージ
まず、変更履歴とは何かを簡単に説明します。Wordの「変更履歴」機能は、文書を編集する際に、加えた変更内容を記録する機能です。例えば、文字の追加や削除、書式の変更などが記録されます。これにより、誰がどのような変更を加えたのかを追跡することができます。
しかし、文書が完成した段階で、この変更履歴がそのまま残っていると、見た目が煩雑になり、印刷や共有の際に不便です。そこで、変更履歴を削除し、最終版を作成する方法を学びましょう。
変更履歴を削除する方法
変更履歴を削除するには、以下の方法があります。
変更履歴を承認して削除する
- Word文書を開きます。
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループ内の「前へ」または「次へ」をクリックして、削除したい変更箇所に移動します。
- 変更箇所が灰色で表示されたら、「変更箇所」グループ内の「承諾」をクリックします。
- これで、その変更履歴が削除されます。
- 他の変更箇所も同様に操作します。
すべての変更履歴を一括で削除する
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループ内の「承諾」の下矢印をクリックします。
- 表示されるメニューから「すべての変更を反映」を選択します。
- これで、すべての変更履歴が削除されます。
変更履歴を完全に削除する
- 「ファイル」タブをクリックします。
- 「情報」を選択します。
- 「ドキュメントの検査」をクリックします。
- 「ドキュメントのプロパティと個人的な情報」にチェックを入れます。
- 「検査」をクリックします。
- 検査結果が表示されたら、「すべて削除」をクリックします。
- これで、変更履歴を含む個人的な情報が完全に削除されます。
変更履歴を非表示にする方法
変更履歴を削除せずに、画面上で非表示にすることもできます。これにより、文書はすっきりと見えますが、変更履歴自体は残ります。
変更履歴を非表示にする
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループ内の「変更内容の表示」をクリックします。
- 表示されるメニューから「変更履歴/コメントなし」を選択します。
- これで、変更履歴が非表示になります。
最終版として表示する
- 「校閲」タブをクリックします。
- 「変更履歴」グループ内の「変更内容の表示」をクリックします。
- 表示されるメニューから「最終版」を選択します。
- これで、変更履歴が反映された最終版が表示されます。
注意点とアドバイス
* 変更履歴を削除すると、元に戻すことはできません。作業前に文書のバックアップを取っておくことをおすすめします。
* 共同編集者がいる場合、変更履歴を削除する前に、相手と確認を取るようにしましょう。
* 変更履歴を非表示にするだけでは、文書内に変更履歴が残ったままです。完全に削除する場合は、上記の方法で削除してください。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴を削除した後、元に戻すことはできますか？
変更履歴を削除すると、元に戻すことはできません。作業前に文書のバックアップを取っておくことをおすすめします。
Q2: 変更履歴を非表示にしても、他の人には見えるのではないですか？
はい、変更履歴を非表示にしても、他の人が変更履歴を表示すれば見ることができます。完全に削除する場合は、上記の方法で削除してください。
Q3: 変更履歴を削除しても、文書の内容に影響はありませんか？
変更履歴を削除しても、文書の内容自体には影響ありません。削除するのは、変更履歴の記録のみです。
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まとめ
Wordの変更履歴を削除し、最終版を作成する方法についてご紹介しました。文書をすっきりと見せたい場合や、他の人と共有する際には、変更履歴を削除することが重要です。操作は簡単ですが、削除前には必ずバックアップを取るようにしましょう。もし操作に不安がある場合や、他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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