Wordで文書を作成していると、コメントや変更履歴が表示されていることがあります。これらは他の人と情報を共有する際に便利ですが、印刷時に不要な場合もありますよね。今回は、初心者の方でも簡単にできる、コメントや変更履歴を印刷しない方法をご紹介します。
なぜコメントや変更履歴が印刷されるのか？
Wordのイメージ
Wordでは、文書を編集する際に「コメント」や「変更履歴」機能を使用することがあります。これらは文書内での修正点や意見を記録するための便利な機能ですが、そのまま印刷すると、他の人に見られたくない情報が含まれてしまうことがあります。特に、共有する前にこれらを非表示にしたい場合があります。
コメントや変更履歴を印刷しない設定方法
では、実際にコメントや変更履歴を印刷しないように設定する方法を見ていきましょう。
印刷画面を開く
まず、Wordを開き、印刷したい文書を表示します。次に、画面上部の「ファイル」タブをクリックし、表示されたメニューから「印刷」を選択します。
設定を変更する
印刷画面が表示されたら、「設定」の項目にある「すべてのページを印刷」をクリックします。すると、いくつかのオプションが表示されます。
コメントや変更履歴の印刷設定を変更する
表示されたオプションの中から「変更履歴/コメントの印刷」を選択し、チェックを外します。これで、印刷時にコメントや変更履歴が含まれなくなります。
印刷を実行する
設定が完了したら、再度「印刷」ボタンをクリックして、文書を印刷します。印刷プレビューでもコメントや変更履歴が非表示になっていることを確認できます。
PDFとして保存する場合の注意点
文書をPDFとして保存する際も、同様の設定が必要です。PDF化する前に、上記の手順で「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外しておくことで、PDFにもコメントや変更履歴が含まれなくなります。
印刷時にコメントや変更履歴があると警告を表示する設定
印刷時にコメントや変更履歴が含まれていると、うっかり印刷してしまうことがあります。そんな時のために、印刷時に警告を表示する設定をしておくと安心です。
オプション設定を開く
「ファイル」タブをクリックし、表示されたメニューから「オプション」を選択します。
トラストセンターの設定を開く
「Wordのオプション」画面が表示されたら、左側のメニューから「トラストセンター」を選択し、右側の「トラストセンターの設定」をクリックします。
プライバシーオプションを設定する
「トラストセンターの設定」画面が表示されたら、左側のメニューから「プライバシーオプション」を選択します。右側の「更新履歴またはコメントを含むファイルを印刷、保存、送信するときに警告を表示する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
これで、コメントや変更履歴が含まれた文書を印刷、保存、送信しようとすると、警告が表示されるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: コメントや変更履歴を完全に削除する方法はありますか？
はい、コメントや変更履歴を完全に削除するには、「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴の表示」をクリックし、「変更履歴の削除」を選択します。これで、文書からコメントや変更履歴が削除されます。
Q2: 印刷時にコメントや変更履歴を非表示にする設定を忘れた場合、どうすればよいですか？
印刷前に設定を変更することで対応できます。印刷画面で「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外すことで、次回の印刷時にコメントや変更履歴を非表示にできます。
Q3: PDFとして保存する際にもコメントや変更履歴を非表示にできますか？
はい、PDFとして保存する前に、印刷時と同様に「変更履歴/コメントの印刷」のチェックを外しておくことで、PDFにもコメントや変更履歴が含まれなくなります。
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まとめ
Wordで文書を印刷する際に、コメントや変更履歴が不要な場合、簡単な設定でそれらを非表示にすることができます。印刷前に設定を確認し、必要に応じて変更することで、意図しない情報が印刷されるのを防ぐことができます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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