Wordで文書とテンプレートを管理する方法｜初心者でもわかるステップアップガイド

Wordで文書を作成していると、「毎回同じ形式で作成するのが面倒だな」「同じ内容を何度も書くのが大変だな」と感じることはありませんか？そんなときに便利なのが「テンプレート」の活用です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、文書とテンプレートを効率的に管理する方法をご紹介します。

テンプレートって何？なぜ使うの？

Wordのイメージ

まず、テンプレートとは「ひな型」のことです。例えば、毎月の報告書や請求書など、内容は似ているけれど毎回作成する必要がある文書にテンプレートを使うと、フォーマットやレイアウトを一度作っておくだけで、次回からはそのテンプレートを使って新しい文書を簡単に作成できます。

テンプレートを使うメリットは以下の通りです

ここがポイント！

テンプレートを作成するのはとても簡単です。以下の手順で作成できます

これで、作成したテンプレートが保存されました。次回からは「ファイル」タブの「新規作成」から「個人用テンプレート」を選択すると、保存したテンプレートが表示され、簡単に新しい文書を作成できます。

テンプレートの保存場所を変更したい場合は、以下の手順で設定できます

これで、以降保存するテンプレートは指定した場所に保存されるようになります。

作成したテンプレートを編集するには、以下の手順で行います

テンプレートを削除する場合は、テンプレートファイルを右クリックし、「削除」を選択します。

テンプレートを使用して新しい文書を作成すると、元のテンプレートは変更されません。変更したい場合は、テンプレートを編集する必要があります。

テンプレートファイルをメールで送信するか、共有フォルダに保存することで、他の人と共有できます。

テンプレートには定型文や項目をあらかじめ入力しておくことができます。必要な部分だけを変更すれば、新しい文書を簡単に作成できます。

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テンプレートを活用することで、文書作成の効率が大幅にアップします。特に、同じ形式で何度も作成する文書にはテンプレートが非常に便利です。ぜひ、この機会にテンプレートを作成し、日々の業務をよりスムーズに進めてください。

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