文書を取引先や上司に送る前に、「これで大丈夫かな？」と不安になることはありませんか？実は、Wordで作成した文書には、意図せず個人情報や隠しデータが含まれていることがあります。そんなときに活躍するのが、Word365の「ドキュメント検査」機能です。今回は、初心者の方でも安心して使えるように、わかりやすく解説します。
ドキュメント検査とは？
Wordのイメージ
ドキュメント検査は、文書内に含まれる個人情報や隠しデータをチェックして、削除できる機能です。例えば、コメント、変更履歴、埋め込まれたマクロなど、他の人に見られたくない情報を一括で確認・削除できます。これを使うことで、安心して文書を共有できます。
ドキュメント検査の使い方｜4つのステップ
ドキュメント検査を開く
まず、Wordを開き、文書を表示します。次に、画面上部の「ファイル」タブをクリックし、左側のメニューから「情報」を選択します。そこにある「問題のチェック」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「ドキュメント検査」を選びます。
検査対象を選ぶ
ドキュメント検査のウィンドウが表示されると、チェック項目が並んでいます。ここで、削除したい情報の種類を選びます。例えば、「コメント」や「変更履歴」、「隠し文字」などです。必要な項目にチェックを入れ、準備が整ったら「検査」ボタンをクリックします。
削除を実行する
検査が完了すると、該当する項目が一覧で表示されます。各項目の横に「すべて削除」ボタンがありますので、削除したい項目の「すべて削除」をクリックします。これで、選択した情報が文書から削除されます。
結果を確認する
削除が完了すると、確認のメッセージが表示されます。内容を確認し、「閉じる」ボタンをクリックしてウィンドウを閉じます。これで、文書内の不要な情報が削除され、安全に共有できる状態になりました。
ドキュメント検査で削除できる情報の種類
ドキュメント検査では、以下のような情報をチェック・削除できます
- コメント文書内に挿入されたメモや注釈。
- 変更履歴編集の履歴や修正内容。
- 埋め込まれたマクロ自動化された操作の記録。
- 隠し文字印刷されないが文書内に存在する文字。
- メタデータ作成者名や作成日時などの情報。
- 非表示の内容表示されていないが文書内に含まれる情報。
- カスタムXMLデータユーザーが追加したデータ。
- インクの注釈タッチデバイスで書き込まれた手書きのメモ。
これらの情報は、意図せず共有されるとプライバシーやセキュリティのリスクとなる可能性があります。ドキュメント検査を活用して、事前に確認・削除しておきましょう。
よくある質問や疑問
Q1. ドキュメント検査で削除した情報は元に戻せますか？
一度削除した情報は元に戻すことができません。重要な情報を削除する前に、文書を保存しておくことをおすすめします。
Q2. ドキュメント検査はどのバージョンのWordでも使えますか？
ドキュメント検査は、Microsoft 365（Word 365）およびOffice 2021以降のバージョンで利用可能です。古いバージョンでは機能が異なる場合があります。
Q3. ドキュメント検査以外に、文書のセキュリティを強化する方法はありますか？
はい、文書にパスワードを設定することで、アクセス制限をかけることができます。また、共有時には「読み取り専用」や「編集不可」などの権限設定を行うことで、セキュリティを強化できます。
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まとめ
Word365のドキュメント検査機能を使うことで、文書内の不要な情報を簡単に削除し、安全に共有することができます。特に、取引先や上司に送る前には、必ずこの機能を活用して、プライバシーやセキュリティを守りましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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