パソコンを使っていると、同じ単語を何度も入力するのが面倒に感じること、ありませんか？特に、名前や住所、よく使うフレーズなど、毎回入力するのが手間ですよね。そんなときに便利なのが、Microsoft Wordの「単語の呼び出し」機能です。これを使うと、入力の手間を大幅に減らすことができます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、ステップ・バイ・ステップで解説します。
単語の呼び出しって何？
Wordのイメージ
まず、「単語の呼び出し」とは、よく使う単語やフレーズを登録しておき、簡単な入力で呼び出せる機能のことです。例えば、毎回「山田太郎」と入力するのが面倒なら、「やまたろ」と入力するだけで「山田太郎」と表示されるように設定できます。これにより、入力の手間が省け、作業効率がアップします。
単語の呼び出しを設定する方法
では、実際にWordで「単語の呼び出し」を設定する方法を見ていきましょう。
- Wordを開くまず、Microsoft Wordを起動します。
- オプションを開く画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。
- 「文章校正」を選択オプション画面が開いたら、左側のメニューから「文章校正」を選びます。
- 「オートコレクトのオプション」をクリック右側の「オートコレクトのオプション」ボタンをクリックします。
- 単語とショートカットを登録開いたウィンドウで、「置換」タブを選択し、以下のように入力します
- 「置換」欄呼び出したい単語のショートカット（例やまたろ）
- 「ときめき」欄実際に表示させたい単語（例山田太郎）
- 登録を完了入力が終わったら、「追加」ボタンをクリックし、「OK」を押して設定を保存します。
これで、次回から「やまたろ」と入力するだけで「山田太郎」と表示されるようになります。
便利な使い方の例
「単語の呼び出し」機能は、さまざまな場面で活用できます。例えば
- 住所や電話番号自分の住所や電話番号を登録しておけば、書類作成時に便利です。
- よく使うフレーズ挨拶や定型文など、頻繁に使うフレーズを登録しておくと、入力がスムーズになります。
- 専門用語業務でよく使う専門用語を登録しておけば、入力ミスを減らせます。
これらを登録しておくことで、毎回の入力が楽になり、時間の節約にもつながります。
よくある質問や疑問
Q1: 「単語の呼び出し」機能はどのバージョンのWordでも使えますか？
はい、Microsoft Word 2016以降のバージョンであれば、「単語の呼び出し」機能は利用可能です。ただし、バージョンによってはメニューの位置が異なる場合がありますので、操作方法がわからない場合は、バージョンに応じたサポート情報を確認してください。
Q2: 登録した単語を削除したい場合はどうすればいいですか？
「オートコレクトのオプション」画面で、登録済みの単語一覧が表示されます。削除したい単語を選択し、「削除」ボタンをクリックすることで、登録を解除できます。
Q3: 他の人のパソコンでも同じ設定を使いたい場合はどうすればいいですか？
登録した「単語の呼び出し」設定は、Wordの設定ファイルに保存されます。設定ファイルを他のパソコンにコピーすることで、同じ設定を利用することができます。ただし、バージョンや環境によっては動作しない場合がありますので、注意が必要です。
まとめ
Wordの「単語の呼び出し」機能を活用すれば、よく使う単語やフレーズの入力が格段に楽になります。特に、同じ内容を何度も入力することが多い方には、時間の節約にもつながります。ぜひ、この機能を使って、作業効率をアップさせてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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