Wordで文書を作成する際、誰がどこを変更したのかを記録する「変更履歴機能」はとても便利です。特に、複数人での共同作業や、後から修正内容を確認したい場合に役立ちます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、実際の操作手順を交えながら解説します。
変更履歴機能って何？
Wordのイメージ
Wordの「変更履歴機能」は、文書に加えた変更内容を記録し、誰がどの部分を変更したのかを一目で確認できる機能です。これにより、複数人での文書作成やレビュー作業がスムーズに進みます。
例えば、上司から送られてきた報告書にコメントを加えたり、誤字を修正したりする際に、この機能を使うと、相手がどの部分を変更したのかがすぐにわかります。
変更履歴を設定する方法
では、実際にWordで変更履歴を設定する方法を見ていきましょう。
Wordを開く
まず、Wordを起動し、変更履歴を設定したい文書を開きます。
「校閲」タブをクリック
画面上部のメニューから「校閲」タブをクリックします。
「変更履歴」をオンにする
「校閲」タブ内にある「変更履歴」ボタンをクリックして、変更履歴をオンにします。これで、文書に加えた変更がすべて記録されるようになります。
修正を加える
文書内で修正したい部分を編集します。例えば、誤字を直したり、文章を追加したりすると、その変更が自動的に記録されます。
変更履歴を確認する
編集が終わったら、再度「校閲」タブから「変更履歴の表示」をクリックし、「すべての変更を表示」を選択すると、文書内の変更履歴が一覧で表示されます。
変更履歴の表示方法と活用術
変更履歴を設定しただけでは、誰がどの部分を変更したのかがわかりません。そこで、変更履歴の表示方法を工夫することで、より効果的に活用できます。
表示形式を変更する
「校閲」タブ内の「変更履歴の表示」から、「吹き出し」や「インライン」など、表示形式を変更できます。吹き出し形式では、変更内容が画面の横に表示され、インライン形式では、変更箇所が文中に直接表示されます。
コメントを追加する
変更箇所に対して、さらに詳しい説明や質問を加えたい場合は、「校閲」タブの「新しいコメント」ボタンをクリックして、コメントを追加できます。これにより、相手に対して具体的な指示や確認事項を伝えることができます。
変更履歴を印刷する
文書を印刷する際に、変更履歴を含めて印刷したい場合は、「ファイル」タブから「印刷」を選択し、「設定」内の「印刷のオプション」で「変更履歴を印刷する」をオンにします。これで、印刷された文書にも変更履歴が反映されます。
よくある質問や疑問
Q1: 変更履歴をオフにする方法は？
「校閲」タブ内の「変更履歴」ボタンを再度クリックすると、変更履歴がオフになります。ただし、オフにした後に加えた変更は記録されませんので、注意が必要です。
Q2: 変更履歴を保存せずに文書を保存する方法は？
「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、「ツール」から「一般オプション」をクリックします。そこで「変更履歴を保存しない」を選択すると、変更履歴を含まない状態で文書を保存できます。
Q3: 変更履歴を削除する方法は？
「校閲」タブ内の「変更履歴の表示」から「変更履歴をすべて承諾」を選択すると、すべての変更が文書に反映され、変更履歴が削除されます。
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まとめ
Wordの「変更履歴機能」は、文書の修正履歴を記録し、複数人での作業を円滑に進めるための強力なツールです。設定方法や活用術を理解し、上手に使いこなすことで、より効率的な文書作成が可能になります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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