Word文書を検査して個人情報を削除する方法｜初心者でもできる簡単ステップ

Wordで作成した文書を取引先やインターネット上で共有する際、意図せず個人情報や内部情報が含まれていることがあります。これらの情報が漏洩すると、プライバシーやセキュリティのリスクとなるため、事前に削除することが重要です。今回は、Microsoft Wordに搭載されている「ドキュメント検査」機能を使って、文書内の不要な情報を安全に削除する方法をご紹介します。

ドキュメント検査とは？

ドキュメント検査は、Word文書内に含まれる以下のような非表示データや個人情報を検出し、削除するための機能です

これらの情報は、意図せず共有されると個人情報の漏洩やセキュリティリスクを引き起こす可能性があります。

ドキュメント検査の使い方（Word 2016以降対応）

以下の手順で、ドキュメント検査を実行し、不要な情報を削除できます

注意点とアドバイス

• 元の文書のコピーを使用ドキュメント検査で削除した情報は元に戻せません。作業前に文書のコピーを作成し、コピーで作業することをおすすめします。
• 必要な情報は削除しない削除すべきでない情報（例署名や必要な注釈など）を誤って削除しないよう、検査項目を慎重に選択してください。
• 定期的なチェック文書を共有する前に、定期的にドキュメント検査を実行し、不要な情報が含まれていないか確認する習慣をつけましょう。

よくある質問や疑問

Q1: ドキュメント検査で削除した情報は復元できますか？

いいえ、ドキュメント検査で削除した情報は元に戻せません。作業前に文書のコピーを作成し、コピーで作業することを強くおすすめします。

Q2: ドキュメント検査で削除できない情報はありますか？

はい、ドキュメント検査では削除できない情報もあります。例えば、他の方法で非表示にされたテキストや、特定の形式で保存された情報などです。これらの情報を完全に削除するには、別の方法を検討する必要があります。

Q3: ドキュメント検査はどのバージョンのWordで使用できますか？

ドキュメント検査機能は、Microsoft 365、Word 2021、Word 2019、Word 2016などのバージョンで使用できます。ただし、バージョンによっては機能の位置や名称が若干異なる場合がありますので、ご使用のバージョンに合わせて操作してください。

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まとめ

Word文書を外部と共有する際には、意図せず個人情報や内部情報が含まれていることがあります。ドキュメント検査機能を活用することで、これらの情報を簡単に検出し、削除することができます。共有前に一手間加えることで、情報漏洩のリスクを低減し、安心して文書を取り扱うことができます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。