「Wordで作った文書を誰かと共有したいけれど、難しそうで不安…」そんな方に向けて、今回はMicrosoft Wordを使って電子文書を簡単に共有する方法をご紹介します。パソコンやスマホに詳しくない方でも安心して実践できる内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。
Wordで文書を共有する準備
Wordのイメージ
Wordで文書を共有するためには、まずその文書を「クラウド」に保存する必要があります。クラウドとは、インターネット上の「オンライン上の保管庫」のようなもので、代表的なサービスには「OneDrive」や「Googleドライブ」などがあります。
例えば、Microsoftの「OneDrive」を利用する場合、Microsoftアカウントを作成し、そのアカウントでOneDriveにログインします。ログイン後、Word文書をOneDriveに保存することで、他の人と共有できるようになります。
Wordで文書を共有する方法
Wordで文書を共有する方法は主に2つあります。
メールで共有する方法
- Word文書を開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「共有」画面が表示されるので、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 必要に応じてメッセージを追加し、「送信」をクリックします。
これで、相手に文書へのリンクが記載されたメールが送信されます。相手はそのリンクをクリックすることで、文書を閲覧したり、編集したりすることができます。
リンクを取得して共有する方法
- Word文書を開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクのコピー」ボタンをクリックします。
- 表示されたリンクをコピーし、メールやチャットなどで相手に送信します。
この方法では、リンクを受け取った相手がそのリンクをクリックすることで、文書にアクセスできるようになります。
共同編集を活用する
Wordでは、複数の人が同時に1つの文書を編集する「共同編集」機能があります。これにより、遠く離れた場所にいる人ともリアルタイムで文書を作成・修正することができます。
共同編集を行うには、文書を共有した後、相手がその文書を開くと、自分が行った変更がリアルタイムで反映されます。また、相手が行った変更も自分の画面に即座に表示されます。
共有時の注意点とセキュリティ対策
文書を共有する際には、以下の点に注意しましょう。
- アクセス権限の設定共有する際に、相手が「閲覧のみ」か「編集可能」かを設定できます。必要に応じて適切な権限を付与しましょう。
- リンクの有効期限の設定リンクの有効期限を設定することで、一定期間後にリンクが無効になります。これにより、セキュリティを高めることができます。
- パスワードの設定リンクにパスワードを設定することで、リンクを知っている人だけがアクセスできるようにすることができます。
これらの設定を適切に行うことで、文書のセキュリティを確保しつつ、安心して共有することができます。
よくある質問
Q1: OneDriveにサインインするにはどうすればよいですか？
OneDriveにサインインするには、Microsoftアカウントが必要です。まだお持ちでない場合は、Microsoftの公式サイトから無料で作成できます。サインイン後、OneDriveにアクセスすることができます。
Q2: 共有した文書の編集権限を変更するにはどうすればよいですか？
共有した文書の編集権限を変更するには、文書を開き、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。表示される「共有」画面で、共有相手の名前の横にある権限設定を変更することができます。
Q3: 共有した文書のリンクを無効にするにはどうすればよいですか？
共有した文書のリンクを無効にするには、文書を開き、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。表示される「共有」画面で、「リンクの管理」から該当するリンクを選択し、「無効にする」オプションを選ぶことでリンクを無効にできます。
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まとめ
Wordで電子文書を共有する方法は、メールでの送信やリンクの取得など、さまざまな方法があります。これらの方法を活用することで、遠く離れた場所にいる人とも簡単に文書を共有し、共同で編集することができます。
また、共有時にはアクセス権限の設定やリンクの有効期限の設定など、セキュリティ対策を講じることが重要です。これにより、文書の安全性を確保しつつ、安心して共有することができます。
もし、この記事を読んで「まだ不安だな」「もう少し詳しく知りたい」と思われた方は、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの疑問やお悩みにお答えします。
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