オンライン会議が日常的になった今、Zoomの「文字起こし」機能を活用すれば、議事録作成がぐっと楽になります。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して使える方法を、わかりやすくご紹介します。
Zoomの文字起こし機能とは?
Zoomには、会議中の会話をリアルタイムで字幕として表示する「サブタイトル機能」と、会議終了後にその内容をテキストとして保存できる「フルトランスクリプト機能」があります。
* サブタイトル機能会話を字幕として画面下部に表示します。音声が聞き取りにくい場合や、後で内容を確認したいときに便利です。
* フルトランスクリプト機能会議終了後、会話内容をテキストとして保存できます。議事録やメモとして活用できます。
文字起こし機能の設定方法
Zoomで文字起こし機能を使うためには、事前に設定が必要です。以下の手順で設定を行いましょう。
- Zoomのウェブポータルにサインインします。
- 左側のメニューから「設定」を選択します。
- 「ミーティング」タブをクリックし、「ミーティング内(詳細)」セクションを探します。
- 「自動字幕」をオンにし、「完全な文字起こし」もオンにします。
- 設定を保存します。
これで、会議中に字幕や文字起こしが利用できるようになります。
実際の使い方会議中の操作手順
会議中に文字起こし機能を使うには、以下の手順で操作します。
- Zoomミーティングを開始します。
- 画面下部の「字幕を表示(CC)」をクリックします。
- 表示されたメニューから「会話している言語」を「日本語」に設定します。
- 「完全な文字起こしを表示」を選択すると、画面右側に会話内容がテキストとして表示されます。
会議終了後の文字起こしの保存方法
会議が終了したら、文字起こしを保存して議事録として活用できます。保存手順は以下の通りです。
- Zoomのウェブポータルにサインインします。
- 「レコーディング」セクションに移動し、該当するミーティングを選択します。
- 「音声トランスクリプト」のダウンロードアイコンをクリックします。
- ダウンロードしたファイルはVTT形式で保存されます。テキストエディタで開くと、会話内容を確認できます。
文字起こし機能を活用するメリット
Zoomの文字起こし機能を使うことで、以下のようなメリットがあります。
- 聴覚に不安がある方でも会議内容を把握しやすくなります。
- 音声が聞き取りにくい場合でも、テキストで内容を確認できます。
- 会議中にメモを取る手間が省け、議事録作成が効率化されます。
よくある質問や疑問
Q1: 無料プランでも文字起こし機能は使えますか?
はい、Zoomの無料プランでも「サブタイトル機能」は利用できます。ただし、「フルトランスクリプト機能」を利用するには、有料プランへのアップグレードが必要です。
Q2: 文字起こしの精度を高めるためにはどうすればよいですか?
音声がクリアであることが重要です。静かな場所で会話し、マイクの品質を確認することで、精度が向上します。
Q3: 文字起こしデータを他の形式で保存できますか?
VTT形式で保存されたデータは、テキストエディタで編集可能です。必要に応じて、WordやPDF形式に変換して保存できます。
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まとめ
Zoomの文字起こし機能を活用すれば、会議の内容を簡単に記録し、後から確認することができます。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、手順に沿って設定すれば、誰でも簡単に利用できます。会議の効率化や情報共有にぜひご活用ください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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