Wordで文書を編集していると、「どこが変わったのか」「誰が修正したのか」が気になることがありますよね。特に、複数の人が関わる文書では、変更点を把握するのが大変です。そんなときに便利なのが、Wordの「比較機能」です。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Wordで文字の違いを比較する方法を解説します。
Wordの比較機能とは？
Wordのイメージ
Wordの比較機能は、2つの文書を比較して、どこがどのように変更されたのかを視覚的に表示してくれる便利なツールです。例えば、契約書や報告書など、細かな修正が加わる文書で特に役立ちます。
比較機能の使い方
比較する文書を用意する
まず、比較したい2つの文書を準備します。片方は「元の文書」、もう片方は「変更後の文書」として保存しておきましょう。
Wordを開き、「校閲」タブを選択
Wordを起動し、上部のリボンメニューから「校閲」タブをクリックします。
「比較」ボタンをクリック
「校閲」タブ内にある「比較」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「比較」を選択します。
比較する文書を指定
「文書の比較」ダイアログボックスが表示されます。「元の文書」と「変更された文書」に、それぞれ比較したい文書を指定します。
オプション設定を確認
「＜＜オプション」をクリックして、比較の詳細設定を確認します。ここでは、変更点の表示方法や比較対象を設定できます。
比較結果を確認
設定が完了したら、「OK」をクリックします。すると、比較結果が新しい文書として表示されます。変更された部分は、赤文字や取り消し線、下線などで強調表示されます。
比較結果の見方
比較結果文書では、変更された箇所が以下のように表示されます
- 赤文字追加された文字や単語
- 取り消し線削除された文字や単語
- 下線書式が変更された部分
これらの表示を確認することで、どの部分がどのように変更されたのかを一目で把握できます。
よくある質問
Q1: 比較結果を保存するにはどうすればいいですか？
比較結果文書を表示した状態で、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択し、保存先とファイル名を指定して保存できます。
Q2: 比較機能はどのバージョンのWordで使用できますか？
比較機能は、Microsoft Word 2013以降のバージョンで使用できます。Office 365やMicrosoft 365を利用している場合も、最新の機能が利用可能です。
Q3: 比較機能を使う際の注意点はありますか？
比較する文書は、できるだけ同じ形式（.docxなど）で保存し、内容が正確であることを確認してください。また、比較結果を保存する際は、元の文書と異なる名前で保存することをおすすめします。
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まとめ
Wordの比較機能を活用することで、文書の変更点を簡単に把握することができます。特に、複数人で編集した文書や、バージョン管理が必要な文書では、非常に便利なツールです。ぜひ、この記事を参考にして、比較機能を活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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