【初心者向け】Wordの変更履歴を完全に削除する方法｜安心してデータを送るために

「えっ、まだ変更履歴が残ってたの⁉」
そんな経験、ありませんか？
大切な文書を取引先や上司に送る前に、Wordの「変更履歴」をしっかり削除しておかないと、思わぬトラブルの原因になります。

今回は、パソコンやスマホが苦手な方でもわかるように、Wordの変更履歴を完全に削除する方法を、やさしく丁寧にご紹介します。

変更履歴って何？なぜ削除が必要なの？

Wordのイメージ

変更履歴とは？

Wordの「変更履歴」機能は、文書の修正や編集の履歴を記録する便利な機能です。
例えば、誰かが文章を削除したり追加したりすると、その変更が色付きで表示され、誰がいつどのような変更をしたかが一目でわかります。

なぜ削除が必要なの？

変更履歴が残ったまま文書を送ると、以下のような問題が発生する可能性があります。

そのため、文書を送る前には、変更履歴を完全に削除することが重要です。

変更履歴を削除する基本の手順

変更を承諾して履歴を削除する方法

変更を文書に反映させて、履歴を削除する手順は以下の通りです。

これで、すべての変更が文書に反映され、変更履歴が削除されます。

変更を元に戻して履歴を削除する方法

変更を反映させずに、元の文書に戻す手順は以下の通りです。

これで、すべての変更が取り消され、変更履歴が削除されます。

コメントの削除方法

個別にコメントを削除する方法

特定のコメントを削除する手順は以下の通りです。

すべてのコメントを一括で削除する方法

すべてのコメントを一度に削除する手順は以下の通りです。

これで、文書内のすべてのコメントが削除されます。

変更履歴を非表示にするだけでは不十分

変更履歴を非表示にする設定もありますが、これはあくまで表示上の変更であり、実際には履歴が文書内に残っています。
そのため、文書を送る前には、必ず上記の手順で変更履歴とコメントを完全に削除してください。

よくある質問や疑問

Q1. 変更履歴を削除した後、元に戻すことはできますか？

変更履歴を削除した後でも、保存前であれば「Ctrl + Z」キーで元に戻すことが可能です。
しかし、一度保存して文書を閉じてしまうと、元に戻すことはできません。
そのため、変更履歴を削除する前に、文書のバックアップを作成しておくことをおすすめします。

Q2. 変更履歴を削除したのに、文書を開くとまた表示されるのはなぜですか？

これは、文書の表示設定が「変更履歴を表示する」になっているためです。
表示設定を変更する手順は以下の通りです。

これで、変更履歴が表示されなくなります。

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まとめ

Wordの変更履歴やコメントは、文書の編集や校正に便利な機能ですが、文書を外部に送る際には注意が必要です。
履歴やコメントが残ったままだと、思わぬ情報漏洩や誤解を招く可能性があります。

今回ご紹介した手順を参考に、文書を送る前には必ず変更履歴とコメントを削除し、安心してデータを共有しましょう。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。