Wordで文書を作成していると、情報量が増えてきて整理が難しくなることがありますよね。特に、長い文書や複雑な内容になると、どこに何が書いてあるのか分からなくなってしまうことも。そんなときに便利なのが、Wordの「折り畳み」機能です。これを使えば、文書をすっきりと整理でき、必要な部分だけをすぐに確認することができます。
今回は、Wordの「折り畳み」と「展開」機能を使って、文書を効率よく整理する方法を初心者の方にも分かりやすくご紹介します。
折り畳み機能とは？
Wordのイメージ
Wordの「折り畳み」機能は、見出しをクリックすることで、その下にある内容を表示したり隠したりできる機能です。これを使うと、長い文書でも必要な部分だけをすぐに確認でき、全体を見渡しやすくなります。
例えば、報告書やマニュアルなどで、章ごとに内容をまとめておきたいときに便利です。
展開機能とは？
「展開」機能は、折り畳んだ見出しを再度クリックすることで、その下に隠れていた内容を表示する機能です。これを使うことで、必要な情報だけを表示したり、全体の構成を確認したりすることができます。
折り畳みと展開の設定方法
Wordで折り畳みと展開を使うためには、まず見出しスタイルを設定する必要があります。以下の手順で設定できます。
- 文書内で折り畳みたい部分の見出しを選択します。
- 「ホーム」タブの「スタイル」グループから、適切な見出しスタイル（例見出し1、見出し2）を選択します。
- これで、その見出しが折り畳み可能な状態になります。
次に、折り畳みと展開を実際に行う方法です。
- 文書内で折り畳みたい見出しの左側にある三角形のアイコンをクリックします。
- これで、その下にある内容が折り畳まれます。
- 再度三角形のアイコンをクリックすると、内容が展開されます。
折り畳みと展開の活用例
折り畳みと展開を活用することで、文書の整理が格段に楽になります。以下はその一例です。
- 長文の報告書章ごとに折り畳んでおくことで、必要な部分だけをすぐに確認できます。
- マニュアル手順ごとに折り畳んでおくことで、目的の手順をすぐに見つけることができます。
- 議事録会議ごとに折り畳んでおくことで、特定の会議の内容をすぐに確認できます。
よくある質問や疑問
Q1: 折り畳み機能を使うと、文書の印刷に影響がありますか？
折り畳み機能は文書の表示に影響を与えるものであり、印刷時にはすべての内容が印刷されます。折り畳み状態で印刷することはできません。
Q2: 折り畳み機能はすべてのWordバージョンで使用できますか？
折り畳み機能は、Word 2013以降のバージョンで使用できます。古いバージョンでは使用できない場合がありますので、ご注意ください。
まとめ
Wordの「折り畳み」と「展開」機能を使うことで、長い文書でも効率よく整理することができます。見出しスタイルを適切に設定し、折り畳みと展開を活用することで、文書の閲覧が格段に楽になります。ぜひ、日々の文書作成に取り入れてみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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